Forderungsmanagement

So sichern Unternehmer die Liquidität ihres Betriebs

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Offene Rechnungen zählen zu den Hauptgründen für eine Insolvenz. Gutes Forderungsmanagement verringert das Risiko deutlich. Was Sie über Außenstände, Mahnungen und Verjährung wissen müssen.

Forderungen vor der Verjährung bewahren – wie Unternehmer das kurzfristig am besten machen, war hier kürzlich zu lesen. Doch dies ist nur eine Notbremse, die verhindern soll, dass einem rechtmäßig zustehendes Geld eventuell verloren geht. Am besten sollte man es gar nicht so weit kommen lassen, dass Forderungen zu verjähren drohen. Natürlich bringt nicht jede übersehene Rechnung den Betrieb in eine finanzielle Schieflage. Aber größere Ausfälle können bedrohlich werden. Zudem summieren sich auch mehrere kleine Summen zu einem großen Betrag. Ein Fachbuch zu den „7 häufigsten Insolvenzgründen“ betont, dass Finanzierungslücken in 76 Prozent der Insolvenzen eine Rolle spielten. Nicht nur eine dauerhafte Überschuldung, sondern auch der akute Mangel an Liquidität ist als Insolvenzgrund nicht zu unterschätzen. Zum soliden Wirtschaften gehört also für jedes Unternehmen ein straffes Rechnungswesen samt Forderungsmanagement. Auch das Thema Verjährung kann leicht jeden Unternehmer betreffen.

Die Zahlungsmoral wird wieder schlechter

Das Zahlungsverhalten der hiesigen Unternehmen verschlechtert sich derzeit laut Creditreform wieder. Doch wann tritt Zahlungsverzug ein? Ab dem Tag, an dem die Rechnung fällig ist – wobei sich nach vertraglichen oder gesetzlichen Vorgaben richtet, wann das genau ist. Im ersten Halbjahr 2018 veränderte sich der Zahlungsverzug im Geschäft zwischen Unternehmen gegenüber dem zweiten Halbjahr 2017 zwar kaum: auf 10,59 Tage gegenüber 10,58 Tagen. Allerdings waren es im ersten Halbjahr 2017 nur 10,11 Tage. Binnen Jahresfrist stieg der Zahlungsverzug im Schnitt um fast einen halben Tag. Wobei Creditreform große Branchenunterschiede und eine Verschlechterung in sechs von zehn betrachteten Branchen feststellt. Am stärksten legte der Verzug bei unternehmensnahen Dienstleistern zu: plus 2,51 Tage. Im Einzelhandel waren es 1,23 Tage mehr als im Vorjahr, in der Verkehrs- und Logistikbranche 1,08 Tage mehr. Überdurchschnittlich lang sind die Forderungslaufzeiten laut Creditreform bei Betrieben der Metall- und Elektrobranche mit im Schnitt 46,31 Tage Zahlungsverzug und der Chemiebranche mit im Schnitt 45,47 Tagen. Auch in diesen Branchen war die Tendenz steigend, ebenso im Großhandel und der Konsumgüterbranche. Regulär gelten 30 Tage als Frist.

Kleine Unternehmen haben ein hohes Insolvenzrisiko

Forderungsausfälle können auch solide Unternehmen in Schwierigkeiten bringen – bis hin zur Zahlungsunfähigkeit. Immerhin jede dritte Firmeninsolvenz führt die R+V-Versicherung auf einen Forderungsausfall zurück. Sogar bereits verbuchte Zahlungen können noch Jahre nach ihrem Eingang unerwartet ausfallen, wenn ein Insolvenzverwalter sie zurückfordert. Zwar hat die Bundesregierung die Frist, in der Insolvenzverwalter sogar rechtmäßige Zahlungen aufgrund von Insolvenz von Lieferanten zurückholen dürfen, von zehn auf vier Jahre verkürzt – nachträgliche Forderungen waren in den vergangenen Jahren zunehmend zum Problem für Unternehmer geworden. Ausfallen können Zahlungen aber weiterhin auch nachträglich. Ein Grund mehr, das innerbetriebliche Forderungsmanagement so zu straffen, dass insgesamt möglichst wenige Rechnungen nach dem Solldatum noch offen sind. So wird die Insolvenz eines Kunden – und eine eventuell damit verbundene Rückforderung bereits verbuchter Zahlungen – nicht gleich zum eigenen Insolvenzrisiko.

30,5 Milliarden Euro Schaden durch Insolvenzen

Die gute Nachricht zum Thema Insolvenz: Bereits zum achten Mal in Folge ist die Zahl der Firmenpleiten 2017 gesunken, stellte die Wirtschaftsauskunftei CRIF Bürgel in ihrer jüngsten Erhebung fest. Die Zahl der Firmenpleiten verringerte sich im Vergleich zum Vorjahreszeitraum um 6,9 Prozent auf 20.276 gegenüber 21.789 Insolvenzen im Jahr 2016. Die schlechte Nachricht: Wie schon zuvor, gingen 2017 vor allem kleine Unternehmen in Insolvenz. 81 Prozent der insolventen Betriebe hatten nicht mehr als fünf Mitarbeiter. Demgegenüber liegt der Anteil an Firmen mit über 50 Angestellten nur bei 3,1 Prozent. Schlechte Nachricht auch für Gründer: 14,9 Prozent der insolventen Firmen scheitern in den ersten zwei Jahren nach Gründung. Über 50 Prozent der insolventen Unternehmen war nicht länger als zehn Jahre am Markt aktiv. Zu denken geben sollten Unternehmern auch die durch Insolvenzen verursachten Schäden. Die sind hoch. Insolvenzbedingte Folgeschäden summierten sich laut Bürgel- Studie Link 12 2017 auf 30,5 Milliarden Euro – 12,9 Prozent mehr als im Vorjahr (27,0 Milliarden Euro).

Das müssen Sie zu Verjährungsfristen wissen

Wann verjähren Forderungen? Das Wichtigste hierzu war hier bereits zu lesen. Regulär verjähren Forderungen drei Jahre nach Ende des Jahres, in dem sie gestellt wurden. Dabei gilt als Stichtag nicht das Rechnungsdatum plus drei Jahre. Bei Rechnungen ist immer Zeit bis zum 31. Dezember des Jahres, in dem die 36 Monate nach Rechnungsstellung erreicht werden – und damit ist auch immer Zeit bis Ende dieses Jahres, die Rechnung vor der Verjährung zu bewahren. Wer den Steuerberater bereits die Lage der Außenstände mit Blick auf die Ende 2018 verjährenden Forderungen hat prüfen lassen, sollte sich nun sofort die übrigen Außenstände vornehmen – damit nicht irgendwann auch bei diesen Forderungen eine Verjährung droht. Der Steuerberater weiß, welche Maßnahmen nötig sind, und kann falls nötig entsprechende Schritte einleiten sowie die Verzugszinsen in Höhe von 8,12 Prozent oder bei Privatkunden 5,12 Prozent über dem Basiszinssatz geltend machen.

Diese Verjährungsfristen sollten Sie kennen

Während Forderungen aus einer Rechnung nach drei Jahren verjähren, ist in manchen Fällen die Verjährungsfrist deutlich länger, beispielsweise für Forderungen auf Schadenersatz aus Kapitalanlagefällen oder auch Rückzahlungsansprüche auf Bearbeitungsgebühren – hier tritt sie erst nach zehn Jahren ein. Verjährungsfristen und die durch sie vielleicht noch geltend zu machenden eigenen Ansprüche sind auch der Grund, dass Unternehmer sich bei den Aufbewahrungsfristen nicht sklavisch an die für Steuern und Sozialversicherung geltenden Aufbewahrungsfristen halten, sondern manche Unterlagen länger aufbewahren sollten. Davon war hier bereits zu lesen.
Rechtsgrundlage für Verjährungsfristen, bis zu deren Ablauf Unternehmer wie Privatleute ihre Ansprüche auf Zahlung oder Gewährleistung geltend machen können, ist das Bürgerliche Gesetzbuch von Paragraph 194 an.

Überblick über wichtige Verjährungsfristen

Sachmangel: Ist eine Ware mangelhaft, haben Sie als Käufer zwei Jahre Zeit, Nachbesserung vom Verkäufer zu verlangen. Die Frist beginnt mit der Lieferung oder wenn Sie den Laden verlassen und Ihre Einkäufe gleich mitnehmen (§ 438 Abs. 1 Nr. 3 BGB).

Mangel nach Werkvertrag: Wurde etwa ein Handwerker mit der Verlegung von Fliesen in der Firmentoilette oder mit der Wartung oder Reparatur einer betrieblich oder auch privat genutzten Waschmaschine beauftragt, beträgt die Verjährungsfrist ebenfalls zwei Jahre. Sie beginnt, wenn der Kunde die Sache abgenommen hat (§ 634a Abs. 1 Nr. 1 BGB).

Baumangel: Haben Unternehmer privat oder geschäftlich ihre Immobilie renovieren oder umbauen lassen und treten Mängel auf, verjähren Gewährleistungsansprüche nach fünf Jahren. (§ 634a Abs. 1 Nr. 2 BGB).

Rechte an Grundstücken: Die Verjährungsfrist bei Rechten an einem Grundstück beträgt zehn Jahre (§ 196 BGB). Das betrifft beispielsweise die Löschung der Grundschuld zugunsten der Bank aus dem Grundbuch nach Tilgung des Baudarlehens. Hier beginnt die Verjährungsfrist mit der Fälligkeit des Anspruches und nicht erst zum Jahresende.

So haben Sie Ihr Forderungsmanagement im Griff

Soweit also klar: Ein ausgeprägtes Bewusstsein und Wissen über Finanzen ist eine wichtige Voraussetzung für den wirtschaftlichen Erfolg eines jeden Unternehmens. Was das Sichern eigener Ansprüche betrifft: Das beginnt natürlich schon damit, die Rechnung zeitig auszustellen. Laut Gesetz haben Unternehmer dafür zwar bis zu sechs Monate nach Erbringen der Leistung Zeit – im Fall innergemeinschaftlicher Lieferungen 15 Tage. Doch die sollten Unternehmer im eigenen Interesse nicht ausschöpfen. Wer Liquidität mit einem guten Working Capital Management freischaufeln will, sollte Rechnungen schnell stellen. Gerade Handwerks- und generell kleine Unternehmen vernachlässigen das Kleinvieh gern mal, haben mir verschiedene Berater aus ihren Erfahrungen berichtet. Das dürfte zumindest mit ein Grund für die überdurchschnittlich hohe Insolvenzwahrscheinlichkeit kleiner Betriebe sein. Hilfreich kann mit Blick auf das Working Capital Management auch sein, Finanzierungsalternativen wie etwa Factoring zu nutzen, bei denen Unternehmen ihre Forderungen gleich ganz an einen Dienstleister abtreten.

Gutes Forderungsmanagement erfordert diese Schritte

Bonität prüfen: Bei großen Aufträgen haben viele Unternehmer das im Griff. Mit Blick auf ein stringentes Forderungsmanagement ist aber stets die Bonität wichtiger Kunden oder von Kunden mit großen Einzelaufträgen zu prüfen. Dafür lässt sich vor dem Abschluss von Lieferverträgen und auch zwischendurch immer wieder mal auf Daten von Wirtschaftsauskunfteien wie Creditreform, Bürgel oder der Schufa zugreifen – der Steuerberater hat die Zugänge und hilft gern dabei. Auch eigene Erfahrungen mit der Zahlungsmoral ihrer Kunden sollten Unternehmen natürlich gerade bei länger andauernden Geschäftsbeziehungen berücksichtigen.

Verträge sauber gestalten: Verträge und Auftragsbestätigungen sorgen für klare Verhältnisse. Sind Leistungen und Gegenleistungen sowie auch die hierfür vorgesehenen Zeiträume und Fristen klar definiert, fällt es Unternehmern später leichter, finanzielle Forderungen auch durchzusetzen. Schon vor der Auftragsannahme sollten sie prüfen, ob der Kunde tatsächlich wie angegeben firmiert – unter Umständen ist dies auch nötig, um gesetzliche Pflichten zu erfüllen. Spätestens für die Rechnung benötigen Unternehmer diese Angaben sowieso – am besten klären sie diesen Punkt also gleich. Der Steuerberater hilft auch beim Abchecken von Steuernummern oder Registereinträgen.

Rechnung schnell stellen: Um zügig ihr Geld zu erhalten, sollten Firmenchefs die Rechnung rasch stellen. Gerade in kleinen Unternehmen wie Handwerksbetrieben wird das wegen des aktuellen Tagesgeschäfts oft aufgeschoben. Mit dem Anfang 2009 in Kraft getretenen Forderungssicherungsgesetz haben Unternehmen zudem das Recht, Abschlagszahlungen zu fordern – in Höhe des Wertzuwachses, den die erbrachte Leistung dem Kunden bringt.

Offene Posten verwalten: Natürlich hilft eine kurzfristige Rechnungslegung wenig, wenn die Buchhaltung die Forderung anschließend aus dem Blick verliert. Am besten, die Verantwortlichen in Verkauf, Buchhaltung und auch Service tauschen sich eng aus. Nur so ist der reibungslose und zügige Ablauf gewährt.

Telefonisch nachfassen: Bleiben Rechnungen offen, sollte die Buchhaltung telefonisch beim Kunden nachfassen – zügig, also sobald die Forderung ein oder zwei Tage fällig ist. Oft ist die Rechnung liegengeblieben und wird auf den Anruf hin schnell beglichen. Der positiven Kundenbeziehung ist dieses Vorgehen zuträglich.

Mahnung rausschicken: Bleibt das freundliche Nachfassen erfolglos, sollten Unternehmer rasch und konsequent mahnen – spätestens eine Woche nach Fälligkeit. Das ist schon aus Beweisgründen wichtig – auch wenn Kunden grundsätzlich bereits am Tag nach Ablauf des Zahlungsziels oder nach Ablauf der 30-tägigen gesetzlichen Zahlungsfrist vom Zeitpunkt des Rechnungseingangs an automatisch in Verzug geraten. Von dem Zeitpunkt an werden Verzugszinsen in Höhe von 8,12 Prozent oder bei Privatkunden 5,12 Prozent über dem Basiszinssatz fällig. Zusätzlich können Unternehmen noch Mahnkosten für ihren Aufwand geltend machen – fünf bis zehn Euro gelten als angemessen. Sie sollten Kunden auch darauf hinweisen, dass sie nach Fristablauf anwaltliche Hilfe in Anspruch nehmen werden. Mehr als zweimal sollten Unternehmen nicht selbst mahnen.

Anwaltliches Mahnschreiben erstellen lassen: Oft lassen Kunden die Mahnungen ihrer Lieferanten einfach unbeachtet. Mehr Nachdruck haben die Schreiben, wenn sie vom Anwalt oder Steuerberater oder auch einer Inkassogesellschaft kommen, das war ja hier auch bereits kürzlich zu lesen.

Gerichtliches Mahn- oder Klageverfahren anschieben: Unternehmen sollten das gerichtliche Mahnverfahren in Gang setzen, wenn zu befürchten ist, dass der Kunde die Forderung gar nicht zahlen wird – am besten mit Hilfe eines Anwalts, weil Mahnbescheid-Anträge sonst oft falsch ausgefüllt sind und weil der Anwalt später kurzfristig Anträge begründen sowie das Verfahren führen kann. Nach dem Mahnbescheid und dem Ablauf einer bestimmten Frist lässt sich dann ein Vollstreckungsbescheid beantragen und damit – falls der Kunde keinen Einspruch einlegt – die Zwangsvollstreckung einleiten. Das gerichtliche Klageverfahren kommt in Gang, wenn der Kunde während des gerichtlichen Mahnverfahrens Einspruch einlegt oder nicht auf die Mahnung des Anwalts reagiert beziehungsweise ihr widerspricht. Vor einer Klage sollten Unternehmen ihre Erfolgsaussichten prüfen. Hierfür sind schriftliche Verträge oder Auftragsbestätigungen dann sehr hilfreich.

So sichern Sie Ihre Rechte vor Ablauf der Frist

Damit Ansprüche aus einer Forderung nicht tatsächlich nach Ablauf der Verjährungsfrist verjähren und damit uneinbringlich werden, müssen Unternehmer aktiv werden. Dafür reicht eine simple Mahnung oder ein einfaches Schreiben aber nicht mehr. Ist eine Forderung nach Rechnung und gegebenenfalls bis zu drei Mahnungen immer noch offen oder geht womöglich gar auf das Ende der Verjährungsfrist zu, sind weitere Schritte nötig. Für die sollten Unternehmer sich am besten auch die Unterstützung ihres Anwalts sichern. So geht es dann weiter:

Mahnbescheid beantragen: Der schnellste Weg, um noch kurz vor Jahresende die Verjährung zu verhindern, ist ein Mahnverfahren (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB). In Deutschland wird nur noch das automatisierte, zentrale Mahnverfahren verwendet. Das ist günstig und nicht sonderlich aufwändig. Unternehmer müssen lediglich einen Mahnbescheid beantragen und ihren Anspruch nicht begründen. Um keine Fehler zu machen, die dann unnötig Ansprüche aufs Spiel setzen, sollten Unternehmer bereits hiermit ihren Anwalt beauftragen, insbesondere bei größeren Forderungen. Wer selbst tätig werden will: Jedes Bundesland hat ein zentrales Mahngericht. Der Online-Mahnantrag ermittelt automatisch das zuständige Gericht, welches dann den Mahnbescheid an den Schuldner schickt.

Klage einreichen: Auch mit einer Klage können Unternehmer die Verjährung verhindern. Die Vorbereitung dauert allerdings. Spätestens hier geht es nicht mehr ohne Hilfe des Anwalts. Wichtig ist, dass Unternehmer alle für den Nachweis ihrer Ansprüche wichtigen Dokumente parat haben. Der Anwalt setzt dann eine Klage auf, in der er den Anspruch begründet. Sobald das Schreiben bei Gericht eintrifft, wird die Verjährung gehemmt. Wollen Unternehmer mehr als 5.000 Euro einfordern, müssen sie statt zum Amtsgericht zum Landgericht – spätestens dann ist auch aus formalrechtlichen Gründen ein Rechtsanwalt nötig.

Weitere Verhandlungen führen: Wer ernsthafte Verhandlungen mit dem Schuldner führt, kann die Verjährung stoppen (§ 203 BGB) Allerdings muss er belegen, dass handfest diskutiert und nach einer Lösung gesucht wird. Dafür reicht ein einfaches Schreiben an den Gegner, dass sie „reden“ möchten, nicht. Unternehmer sollten sicherheitshalber vom Schuldner eine schriftliche Erklärung verlangen, dass für die Zeit der Gespräche die Verjährungsfrist nicht weiterlaufen soll. Es kann natürlich auch sein, dass die andere Seite auf ein solches Schreiben nicht reagiert, sondern ganz entspannt das Jahresende abwartet, um das Problem auszusitzen. Zeichnet sich so ein Verlauf ab, müssen Unternehmer diesen letzten außergerichtlichen Versuch aufgaben, an ihr Geld zu kommen. Dann braucht es fristgerecht ein Mahnverfahren oder eine Klage, um die Verjährung zu stoppen.

Beschwerde beim Ombudsmann einlegen: Wer eine Beschwerde beim Ombudsmann der Banken oder Versicherungen einlegt, braucht keine Verjährung von Ansprüchen gegen diese Institute zu fürchten, weil ein Ombudsmann-Verfahren die Frist hemmt. Ist es beendet, läuft die Verjährungsfrist allerdings weiter. Das sollten Unternehmer beachten.

DATEV – einfach und sicher

Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater. Er nimmt Ihnen beim Forderungsmanagement viele Aufgaben ab, indem er Fälligkeiten überwacht, Mahnungen schreibt und im Fall der Fälle das Inkasso übernimmt. Natürlich können Sie Ihr Forderungsmanagement auch selbst mit dem Basispaket Rechnungswesen von DATEV perfektionieren. Mit dieser Software lassen sich Kundenstammdaten erfassen und verwalten, Rechnungen einziehen und anmahnen. Sie behalten stets den Überblick über offene, unvollständig oder verspätet bezahlte Rechnungen und erhöhen Ihre Liquidität so spürbar. Außerdem bietet das Programm auch die Möglichkeit, eine ABC- Analyse von Schuldnern und Lieferanten anzulegen und zu verwalten.

Einen guten Überblick über das Thema bietet auch das Fachbuch „Ganzheitliches Forderungsmanagement im Unternehmen“ (Art.-Nr. 36038), dass über DATEV bezogen werden kann.