Elektronische Rechnung

Die Verwaltung digitalisiert, die Unternehmer müssen folgen

NEUER KOMMENTAR
Beitrag teilen

Buchführung ist stets Technik: Öffentliche Auftraggeber sollen künftig elektronische Rechnungen erhalten – als XRechnung oder eventuell im Format ZUGFeRD2.0. Der Steuerberater erklärt die Details.

Foto von Computerbildschirm mit PDF SymbolEine ziemlich plakative Behauptung, mit der die „Wirtschaftswoche“ ihren Artikel über die elektronische Rechnung beginnt: Neun von zehn Unternehmern hätten keine Ahnung, was das eigentlich ist. Laut einer Studie glaubten viele Firmenchefs, es handele sich hierbei um ein per E-Mail verschicktes PDF-Dokument. 77 Prozent der Befragten meinten, sie könnten E-Rechnungen ordnungsgemäß verarbeiten. „Gleichzeitig gaben 68 Prozent an, PDF-Dokumente als Rechnungen zu verschicken – und hielten dies für elektronische Rechnungsstellung.“ Naja: Einiges Wichtige mehr gibt es zum Thema elektronische Rechnung tatsächlich zu wissen – auch wenn das mit der PDF-Datei nicht ganz falsch ist.

Öffentliche Verwaltungen fordert künftig XRechnungen

Erst die Neuigkeit in Sachen E-Rechnung: Die öffentliche Hand stellt sich um. Unternehmer können künftig Rechnungen an Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung überwiegend elektronisch stellen – hierfür wird aber ein spezielles Format vorgeschrieben. Rechnungen müssen nicht mehr ausgedruckt, kuvertiert und frankiert werden, heißt es beim Bundesinnenministerium. „Mit nur wenigen Klicks“ soll es möglich sein, Zahlungsaufforderungen über ein webbasiertes Portal des Bundes im einheitlichen Format XRechnung digital hochzuladen und dem Empfänger zu senden. So sieht es eine Verordnung der Bundesregierung von März 2018 vor. Die neuen Vorschriften ergänzen und konkretisieren grundlegende Vorgaben aus dem „E-Rechnungsgesetz“. Die Regeln treten am 27. November 2018 für Bundesministerien und Verfassungsorgane in Kraft, für alle übrigen Bundesbehörden ein Jahr später. Für Kommunal- und Länderverwaltungen gilt als spätestes Umstellungsdatum der 18. April 2020.

XRechnung ist als Standard auch so nicht verkehrt

Wer also für öffentliche Auftraggeber arbeitet, sollte mit dem Steuerberater über das neue Format sprechen. Vereinfacht gesagt
sollten Rechnungsdaten einer XRechnung am besten direkt aus der Buchführungssoftware erzeugt werden, die heute schon die Rechnung generiert. Keine XRechnungen sind etwa Bilddateien oder eingescannte Papierrechnungen. Auch ein einfaches PDF, erzeugt aus Word oder Excel, genügt nicht den Anforderungen an den neuen Standard. Das neue Format wird technologieneutral und kostenfrei sein. Auch Unternehmer ohne öffentliche Kunden sollten ruhig mal ihren Steuerberater fragen, wie es allgemein um die Digitalisierung im Rechnungswesen steht und was sie tun können, um hier besser zu werden.

Umsatzsteuergesetz gibt weiter formale Anforderungen vor

Generell gilt für Geschäfte mit Privat- oder Gewerbekunden: Es bleibt bei den bisherigen Anforderungen. Unternehmer dürfen danach elektronische Rechnungen durchaus als PDF-Dateien per E-Mail verschicken – dies ist also kein Missverständnis oder Irrglaube. Dass Unternehmer den Empfänger um Einwilligung hierfür gebeten haben und tunlichst noch ein paar Dinge dazu beachten sollten, war hier bereits zu lesen. Eine elektronische Rechnung ist natürlich nicht nur die per E-Mail versandte PDF-Datei, sondern etwa auch der per Web-Download für die Kunden abrufbar gemachte Rechnungsbeleg. Verbindlich bleibt mit Blick auf elektronische Rechnungen wie auch Papier-Rechnungen steuerlich das Umsatzsteuergesetz (UStG).

An Lesbarkeit und Aufbewahrungspflichten denken

Natürlich weiter wichtig: Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit der Daten sind zu gewährleisten. Die Rechnung muss nicht nur für das menschliche Auge lesbar, sondern unveränderbar sein. Zudem muss sie bestimme Pflichtangaben enthalten, damit der Empfänger den Vorsteuerabzug geltend machen kann. Mit Blick auf eine mögliche Betriebsprüfung sollten Unternehmer auch tunlichst Ausgangsrechnungen so archivieren, dass sie nicht verändert werden können. Die Finanzämter reagieren auf Verstöße dagegen uneinheitlich – manche verwerfen die Buchhaltung aber mit Verweis auf Veränderlichkeit der Daten. Ob Rechnungen rechtssicher archiviert sind, sollte mit dem Steuerberater geklärt werden.