Digitalisierung

Externe Systemadministratoren machen Ihre IT schlagkräftiger

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Ohne moderne Hard- und Software läuft wenig. Eine sorgfältige Pflege des Systems ist aus technischen wie rechtlichen Gründen zwingend. Dafür sind externe Spezialisten besonders geeignet.

Bild mit Kabeln die in einen Rechner gehenHeute ist der Tag des Systemadministrators. „Ein selbstgebackener Kuchen oder ein kleines Präsent sind das mindeste, was der Systemadministrator sich für seine harte Arbeit verdient hat“, empfiehlt die Webseite „dertagdes.de“. „Nicht auszudenken, in welchem Chaos wir alle versinken würden, wenn der Systemadministrator nicht Woche für Woche unsere Probleme mit dem kleinen, rechteckigen Gegenstand auf unseren Schreibtischen beheben würde. Ein Hoch auf die Systemadministratoren!

Leistungsfähige Hard- und Software wird immer wichtiger

Die Lobrede verdient nur einen Kommentar: Stimmt genau. Ohne funktionierende IT würden vermutlich sogar Kleinstbetriebe in Schwierigkeiten geraten – selbst wer nur analoge Produkte herstellt oder Dienstleistungen erbringt, ist mindestens bei der Steuer auf digitale Services angewiesen, sei es beim Nutzen des Elster-Online-Portals oder beim Austausch mit dem Steuerberater. Das Arbeiten ausschließlich mit Papierbelegen und -formularen hat keine Zukunft – bei etwas größeren Unternehmen übrigens in allen Bereichen, hier wird die Organisation und Verwaltung von Dokumenten durch Enterprise Content Management (ECM) immer wichtiger.

Schon kleinste IT-Fehler können Abmahnungen provozieren

Jede Art der Internetnutzung setzt voraus, dass die Software dem Zweck angemessen und die IT-Sicherheit hoch ist – zumindest die Punkte sollten alle Firmenchefs regelmäßig von einem Experten prüfen lassen. IT-Sicherheitslücken kosten die deutsche Wirtschaft durch Datendiebstahl oder -verluste jährlich geschätzt 55 Milliarden Euro. Auch allgemeine gesetzliche Vorgaben sind beim IT-Einsatz einzuhalten, sonst liegt rasch eine Abmahnung im Posteingang – etwa weil ein Kontaktformular keine SSL-Verschlüsselung aufweist und damit gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) verstößt. Unabhängig davon, ob so ein Drohbrief im Einzelfall von professionellen Abmahn-Abzockern kommt oder überhaupt eine juristische Grundlage hat: Auswahl, Betrieb und Pflege von Hard- und Software sowie die mit ihrer Nutzung verbundenen rechtlichen Rahmenbedingungen sind heute so komplex, dass kaum ein Firmenchef alle damit zusammenhängenden Aufgaben selbst erledigen kann. Dafür braucht er einen Profi.

Es herrscht bundesweit ein Mangel an IT-Spezialisten

Stellt sich nur die Frage, ob der im Betrieb genug für eine Festanstellung zu tun hätte – und natürlich, ob sich überhaupt jemand für diesen Job fände. Die lautstarke Klage über massiven Fachkräftemangel in Deutschland bezieht sich ja vor allem auf das Fehlen von Ingenieuren und IT-Experten. Erste Seminaranbieter machen bereits die Express-Qualifizierung von Laien zu Computer-Spezialisten zum Geschäftsmodell – was Mario Ohoven, Präsident des Bundesverbandes mittelständische Wirtschaft (BVMW), mit Skepsis betrachtet: „Wer vor 30 Jahren einen technischen Beruf gelernt hat, kann heute nicht einfach als IT-Systemadministrator arbeiten.“ Wichtiger ist für ihn die kontinuierliche Weiterbildung der Beschäftigten – wobei der Arbeitgeber dann Vorkehrungen treffen sollte, dass sie auch nach der Qualifizierung an Bord bleiben und sich nicht von anderen Betrieben abwerben lassen. Allgemein steigt bei IT-Experten die Fluktuation.

Externer Dienstleister kann Systembetreuung übernehmen

Zusammen mit den hohen Gehältern von IT-Spezialisten ein guter Grund, sich bei der Wahl des Systemadministrators nicht für eine Festanstellung zu entscheiden, sondern einen externen Dienstleister mit dieser Aufgabe zu betrauen, etwa ein Systemhaus. Dann muss der Firmenchef sich weder Gedanken über Gehaltsforderungen oder Loyalität machen, noch Vertretungen für Urlaubs- oder Weiterbildungszeiten planen, was bei einer Ein-Mann-IT-Abteilung in einem kleineren Betrieb durchaus zur Herausforderung werden könnte. Wer das IT-System pauschal von einem externen Dienstleister betreuen lässt,

  • bekommt den Einsatz moderner Systeme zur Inventarisierung, Dokumentation und Überwachung,
  • ist unabhängig von Mitarbeiterausfall durch Urlaub, Krankheit oder Weiterbildung,
  • kann die IT-Dienstleistungen je nach Bedarf individuell skalieren,
  • hat Zugriff auf ein breites Know-how zertifizierter Spezialisten,
  • erhöht seine Ausfall- und Datensicherheit,
  • kann Prozesse intelligenter steuern und optimieren,
  • erhält eine zuverlässige Überwachung aller IT- und Sicherheitssysteme,
  • kann auf eine sofortige Reaktion bei Notfällen bauen,
  • hat den kopf für die Konzentration aufs Kerngeschäft frei,
  • kann die IT-Strategie- und Investitionen nachhaltig und effizient planen.

Verträge wegen DS-GVO und Berufsgeheimnis prüfen lassen

Nur eines bleibt dem Unternehmer nicht erspart: Er muss mit seinem Anwalt die Servicevereinbarung genau studieren, damit er die Leistungen erhält, die er braucht. Und er muss mit ihm die rechtlichen Rahmenbedingungen beim Einsatz eines IT-Dienstleisters besprechen. Dazu gehört stets die Frage des Datenzugriffs beziehungsweise der Auftragsdatenverarbeitung gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). Dem Berufsgeheimnis unterliegende Auftraggeber müssen mit Dienstleistern aber noch weitere vertragliche Vereinbarungen schließen, über die dringend mit dem Anwalt geredet werden sollte.

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