Sozialversicherung

Sofort heißt bei der Rentenversicherung: sofort

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Über Bürokratie kann man stöhnen. Sie vernachlässigen sollte man auch nicht im ärgsten Trubel. Insbesondere nicht, wenn es um die Sofortmeldepflicht für Aushilfen geht. Ernste Sache.

Die warme Jahreszeit ist auch immer die Zeit der Aushilfen. Die Erntehilfen stehen auf den Feldern der Landwirte und schaffen Erdbeeren, Kirschen und Spargel heran. Schausteller brauchen Hilfe beim Auf- und Abbau der gerade wieder zunehmend zu Volksfesten über das Land ziehenden Buden und Karusselanlagen. Und natürlich brauchen nun auch Betreiber von Eisdielen und Cafés oder Restaurants mit Terrassen- und Biergartenbetrieb mehr Leute für den Service. Nicht zuletzt auf dem Bau ist wetterbedingt wieder Konjunktur – auch für Aushilfen. Gerade wer als Arbeitgeber nicht so routiniert beim Einsatz von Mitarbeitern ist, muss nun aufpassen. Denn zusätzlich zu den üblichen und auch bei Minijobbern und kurzfristig beschäftigten Mitarbeitern recht umfangreichen Meldeanforderungen besteht für Unternehmer zahlreicher Branchen auch die Pflicht zur Sofortmeldung. Wer diese Pflicht übersieht, kann richtig Ärger bekommen – und sie betrifft viele Unternehmer mit Saisongeschäft.

Zahlreiche Branchen müssen sofortmelden

Das Wichtigste zur Sofortmeldung zuerst: Sofort bedeutet in diesem Fall tatsächlich auch sofort, wie den FAQ der Deutschen Rentenversicherung zu entnehmen ist. Unternehmer müssen also die Sofortmeldung für ihre neue Aushilfe übermittelt haben, sobald die in ihrem neuen Job erstmals Hand anlegt. Steht die Aushilfe also samstags oder sonntags um sechs Uhr morgens parat, muss die Sofortmeldung spätestens in genau dem Moment bei der Deutschen Rentenversicherung eingehen: samstags oder sonntags um sechs Uhr. Diese Pflicht legen das vierte Sozialgesetzbuch in Verbindung mit der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung fest. Und die Sofortmeldepflicht betrifft zahlreiche Branchen. Der Zoll listet sie alle auf – einige davon haben derzeit saisonbedingt Konjunktur:

  • Baugewerbe
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • Personenbeförderungsgewerbe
  • Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe
  • Schaustellergewerbe
  • Unternehmen der Forstwirtschaft
  • Gebäudereinigungsgewerbe
  • Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
  • Fleischwirtschaft
  • Prostitutionsgewerbe

Ebenfalls wichtig zu wissen ist auch: Die Pflicht zur Sofortmeldung betrifft auch Unternehmer, die ihre Lohnbuchhaltung extern vom Steuerberater abwickeln lassen – dass die Kanzlei zu der Zeit geschlossen hat, ist dabei völlig egal.

Anmeldung ist auch online möglich

Wer von dem Einsatz einer neuen Aushilfe bereits ein paar Tage vorher weiß, sollte mit seinem Steuerberater rechtzeitig das für die Sofortmeldung nötige Prozedere besprechen. Es ist ja nicht unüblich, dass selbst in Zeiten sommerlicher Hochkonjunktur der neue Minijobber oder die Aushilfe bereits formell eingestellt wird, bevor er dann das erste Mal auf dem Feld oder hinter dem Tresen steht. Dann kann der Steuerberater die Sofortmeldung rechtzeitig vorher übermitteln – oder dem Unternehmer schon mal die für die Übermittlung der Sofortmeldung nötigen Formulare zukommen lassen für den Fall von kurzfristigeren Einsätzen.

Unternehmer, die tatsächlich mal Aushilfen im Feuerwehreinsatz bei sich anfangen lassen – also wirklich von jetzt auf gleich –, sollten sich auf die elektronische Übertragung der Sofortmeldung einstellen und hierzu vom Steuerberater Tipps abholen. Wie gesagt: Spätestens wenn der Mitarbeiter im Betrieb Hand anlegt, muss die Sofortmeldung übermittelt sein. Ist das nicht der Fall, gibt es bei den ja nun doch durchaus zahlreichen Schwarzarbeitskontrollen des Zolls richtig Ärger, sofern die Sofortmeldung dann noch nicht vorliegt. Die Bußgelder können bis zu 25.000 Euro betragen. Dass Unternehmer in akuten Stressphasen keinen Kopf für Bürokratie haben, hilft ihnen bei einer Kontrolle nicht. Und laut gastromatic-Blog erhebt der Zoll auch bei oder nach Kontrollen regelmäßig Strafanzeigen wegen des Verdachts auf Schwarzarbeit und Hinterziehung von Steuern und Sozialabgaben. In dem Fall drohen dem Unternehmer bei Verstößen dann sogar Freiheitsstrafen.

Sofortmeldung spätestens bei Jobantritt elektronisch

Die Sache ist also ernst. Dabei ist die Sofortmeldung an sich auch ad hoc keine größere Sache. Sie geht laut Minijobzentrale mit dem Abgabegrund 20 direkt elektronisch an die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) unter dem Suchbegriff oder weiter unten durchlaufenden Menüpunkt SV.net. Wer die Sofortmeldung selbst elektronisch übermittelt, muss sich dafür spätestens beim Arbeitsantritt Familien- und Vornamen der neuen Aushilfe geben lassen sowie deren Versicherungsnummer. Auch die eigene Betriebsnummer als Arbeitgeber müssen Unternehmer parat haben und diese Angaben samt dem Tag der Beschäftigungsaufnahme an die Deutsche Rentenversicherung übermitteln. Ist die Versicherungsnummer des neuen Arbeitnehmers zum Zeitpunkt der Abgabe der Sofortmeldung nicht bekannt, ist das kein größeres Problem. Unternehmer können dann die für die Vergabe einer Versicherungsnummer erforderlichen Daten – also den Tag und Ort der Geburt sowie die Anschrift des Arbeitnehmers – und gegebenenfalls die Europäische Versicherungsnummer mit der Sofortmeldung übermitteln. Die ermittelte oder eben dann neu vergebene Versicherungsnummer wird dem Arbeitgeber in dem Fall direkt von der DSRV mitgeteilt. Das ist also auch kein größeres Problem. Die neue Aushilfe muss dann am Arbeitsplatz unbedingt ihren Personalausweis oder ein Ersatzdokument dabei haben – nicht wie früher mal den Sozialversicherungsausweis. Tritt eine bereits sofortgemeldete Aushilfe wider Erwarten ihren Job nicht an, müssen Unternehmer die Sofortmeldung wieder stornieren. Sie müssen sie außerdem unverzüglich korrigieren, falls eine der bei der Sofortmeldung gemachten Angaben fehlerhaft war.

Nicht vergessen dürfen Unternehmer vor lauter Sofortmeldung zu guter Letzt: Die übliche Anmeldung über die Minijobzentrale müssen sie ganz regulär zusätzlich bis zu sechs Wochen nach Arbeitsantritt übermittelt haben. Die kann dann aber auch in Ruhe der Steuerberater erledigen.

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