Buchführung

So schließen Unternehmer ihre offene Flanke bei der GoBD

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Es ist unangenehm und teuer. Trotzdem sollten Unternehmer sich zumindest mit den Grundlagen der GoBD auskennen. Dabei helfen der Steuerberater und ein neuer, übersichtlich gegliederter Leitfaden.

Unternehmer und Selbstständige müssen sich mit vielen – und immer wieder neuen – Abkürzungen herumschlagen: Von KSK über SEPA oder GoBD bis zur DS-GVO, um nur einige zu nennen. Das mag manchmal ziemlich kryptisch klingen, ist für Firmenchefs aber meistens von höchster Bedeutung. Daher wäre es gut, nicht nur von solchen Abkürzungen gehört zu haben, sondern die dahinter stehenden Konzepte wenigstens in Grundzügen zu verstehen und damit deren Auswirkungen für den eigenen Betrieb – vor allem in Sachen GoBD.

Selbst kleinste Fehler bei der GoBD werden sehr teuer

Diese „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Datenzugriff“ bekommt der Unternehmer natürlich auch vom Steuerberater erklärt, der für derartige Fragen bereit steht und ja vermutlich in den meisten Betrieben sowieso die Buchführung und Aufbereitung der Steuerunterlagen erledigt. Das entlastet den Firmenchef ein gutes Stück von der intensiven Auseinandersetzung mit den filigranen Details. Andererseits sollte doch jeder Unternehmer auch selbst das Thema GoBD ein wenig durchdringen – weil es Auswirkungen auf das Arbeiten im Unternehmen hat und er etwa seinen Angestellten bestimmte Anforderungen erläutern muss, die im betrieblichen Alltag zu beachten sind. Denn: Unterläuft ihm oder einem Mitarbeiter ein Fehler, wird die Finanzverwaltung nicht zögern, die Buchführung bei einer Betriebsprüfung als nicht ordnungsgemäß zu verwerfen. Das kann teuer werden: Hinzuschätzungen auf den steuerpflichtigen Gewinn nehmen Finanzbeamte in aller Regel gern großzügig vor – zulasten des Unternehmers, der dann in aller Regel eine Menge Steuern nachzahlen muss.

Unternehmer brauchen für ihre Bücher Ordnungsprinzipien

Klare Sache: Die Buchführung jedes Unternehmens muss den GoBD-Grundsätzen folgen. Auch wer statt einer Bilanz nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt, muss einige Grundsätze beachten. Ganz wichtig: Wahrheit und Klarheit. Dass Aufzeichnungen der Wahrheit entsprechen müssen, braucht keine weitere Erklärung. Sicher aber der Grundsatz der Klarheit. Er verlangt eine systematische Erfassung sowie übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen. Firmenchefs müssen Unterlagen also planvoll sammeln und aufbewahren – sonst würde mit zunehmender Zahl und Verschiedenartigkeit der Geschäftsvorfälle die Buchführung unübersichtlich und es quasi unmöglich, jederzeit einen Abschluss zu erstellen. Auch können Unterlagen ohne Plan leichter verloren gehen oder später aus dem Buchführungswerk entfernt werden – ein Sachverhalt, auf den der Fiskus allergisch reagiert. Unternehmer brauchen also für ihre Bücher und Aufzeichnungen ein paar Ordnungsprinzipien. So sind bare und unbare Geschäftsvorfälle ebenso voneinander zu trennen wie nicht steuerbare, steuerfreie und steuerpflichtige Umsätze. Es gibt einiges zu beachten.

Neuer Leitfaden hilft beim Verstehen der GoBD-Basics

Wer tiefer in die Materie eintauchen will, kann es über den – mit Unterstützung von DATEV entstandenen – „Leitfaden GoBD“ der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV), einem Kooperationsforum aus öffentlicher Verwaltung, Wirtschaft sowie Verbändung und Non-Profit-Organisationen unter Beteiligung der Wissenschaft. Die rechtssichere Handreichung ist eine gute Lektüre, um die wesentlichen Intentionen und Anforderungen der GoBD im Zusammenhang zu verstehen und Antworten auf viele für Unternehmer wichtige Fragen zu finden.

Zugegeben: Auf den ersten Blick erscheint die Lektüre einer 199 Seiten umfassenden pdf-Datei abschreckend. Tatsächlich gaben die Macher dem Leser aber gleich zu Beginn einen wertvollen Tipp, wie er mit dem sperrigen Thema umgehen könnte: „Machen Sie sich klar, welche Normen für Sie gelten. Prüfen Sie dabei zunächst die außersteuerlichen Normen, also insbesondere die handelsrechtlichen Normen sowie eventuell geltende Normen für Ihre Gesellschaftsform und/oder Ihre Branche. Diese Normen sind um die rein steuerrechtlich geltenden Normen zu ergänzen, die vor allem aus der Abgabenordung und dem Umsatzsteuergesetz resultieren. Betrachten Sie die Kette der Verarbeitungsschritte vom Belegeingang beziehungsweise von der Belegentstehung bis hin zur Aufbewahrung. Welche Personen sind hieran beteiligt und als unmittelbar oder mittelbar betroffene Personen in die Maßnahmen für einen ordnungsmäßigen Verarbeitungsprozess einzubeziehen?“ Wer diesen Rat beherzigt, kann – am besten im Austausch mit seinem Steuerberater – ein ausreichendes Verständnis für die GoBD sowie einen guten Fahrplan für die Erfüllung der Anforderungen im betrieblichen Alltag entwickeln.

Wegen Formfehlern wird die ganze Buchführung verworfen

Auch wenn es Mühe bereitet: Unternehmen aller Branchen und Betriebsgrößen sollten die gestiegenen Anforderungen an die Buchführung unbedingt ernst nehmen: Gefahr von Hinzuschätzungen droht aus den unterschiedlichsten Sachverhalten. Unternehmer sollten im Zweifel lieber etwas mehr Aufwand in die Dokumentation ihrer Buchführung stecken. Anders als früher, greifen Betriebsprüfer nach Erfahrung von Steuerberatern mittlerweile nicht mehr bevorzugt einzelne Buchführungsbestandteile wegen Fehlern oder Manipulationsverdachts heraus, sondern suchen gezielt Formfehler und Auffälligkeiten jeder Art, um die ganze Buchführung verwerfen zu können. Das ist für den Fiskus einfacher und lukrativer. Problem für Unternehmer: Die Beweislast beispielsweise dafür, dass eine GoBD-konforme Kasse nicht manipuliert werden konnte, liegt bei ihnen. Ein großes Problem, über das Unternehmer möglichst rasch mit ihrem Steuerberater sprechen sollten.

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