Buchführung

Diese Lücken sind bei Rechnungsnummern erlaubt

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Eine Entscheidung des Finanzgerichts Köln sorgt für Aufsehen: Rechnungsnummern müssen nicht fortlaufend sein. Firmenchefs sollten ihr Nummernvergabesystem mit ihrem Steuerberater besprechen.

Wie viele Selbständige habe ich verinnerlicht: Rechnungsnummern sind lückenlos fortlaufend, folgen also einer Zähllogik. Der Betriebsprüfer soll ja sehen können, ob jede Rechnung ordnungsgemäß verbucht oder womöglich eine vergessen wurde. In gewissen Grenzen ist bei der Nummerierung dabei Kreativität erlaubt: So sind etwa so genannte Nummernkreise möglich, also selbst erfundene Kombinationen aus Buchstabenkürzeln und Nummern für verschiedene Kunden, Produkte, Regionen, Filialen. Ich habe immer gedacht: Hauptsache lückenlos und innerhalb des jeweiligen Nummernkreises oder von Jahresbeginn zu Jahresende fortlaufend. Aber das muss nicht sein, entschied kürzlich das Finanzgericht Köln. Demnach sind auch nicht durchlaufende Rechnungsnummern in Ordnung (Az. 15 K 1122/16). Ein wichtiges Urteil, das letztlich nur eine Anforderung an die Rechnungsnummer stellt: Sie muss einmalig vergeben worden sein. Allerdings befindet über den Fall noch höchstrichterlich der Bundesfinanzhof (BFH), das Urteil geht in die Revision.

Rechtslage bei Rechnungsnummern ist unübersichtlich

Ganz überraschend kommt das Kölner Finanzgerichts-Urteil nicht. Zwar spricht das Umsatzsteuergesetz von einer fortlaufenden Rechnungsnummer. Allerdings: „Die Norm steht nach Überzeugung des Senats aber systematisch im Zusammenhang mit dem Vorsteuerabzug nach § 15 UStG und dient lediglich dem umsatzsteuerlichen Zweck, die Korrespondenz von Umsatzsteuerschuld des Leistenden und Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers prüfen zu können“, so die Urteilsbegründung. Aus dem eigentlich maßgeblichen § 146 Abs. 1 Satz 1 AO lässt sich aus Sicht der Richter wiederum keine konkrete Pflicht zur Vergabe durchlaufender Rechnungsnummern abgeleitet werden.

Automatisch generierte Nummern oft nicht fortlaufend

Ein Anwendungserlass des Bundesfinanzministeriums (BMF) lockerte die Anforderungen schon 2010 mit der Feststellung, Rechnungsnummern müssten nicht zwangsläufig lückenlos sein. Eindeutig machte das die Sache aber noch nicht. Müssen Nummernkreise etwa in sich einer lückenlosen Nummerierung folgen? Oder reichen willkürlich vergebene Nummern ohne jeden inneren Zusammenhang, die von vielen Buchhaltungsprogrammen automatisch generiert werden? Um so eine automatisch vergebene Nummer ging es im Kölner Fall. Geklagt hatte ein Unternehmen, dessen Kunden auf seiner Website eine Veranstaltung buchen können. Dann wird automatisch eine Buchungsbestätigung mit Rechnung erzeugt und dem Kunden geschickt. Die Buchungsnummer entsteht aus der Kombination von Veranstaltungsnummer, Geburtsdatum des Kunden sowie Rechnungsdatum und wird einmalig vergeben – aber eben nicht numerisch fortlaufend. Das Finanzamt sah darin einen schwerwiegenden Mangel der Gewinnermittlung und schlug auf den per Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ausgewiesenen Gewinn einen „Unsicherheits-Zuschlag“ auf, der die Steuerlast für den Unternehmer für beide Streitjahre um je 4.000 Euro erhöhte.

Keine Pflicht zu lückenlosem numerischen System

Das Finanzgericht Köln entschied: Steuerpflichtige müssen Betriebseinnahmen und -ausgaben in ihrer EÜR einzeln aufführen und dem Finanzamt auf Verlangen erläutern, damit die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben geprüft werden kann. Es verwies auf die BFH-Rechtsprechung zum Thema. Die obersten Finanzrichter haben stets eine geordnete und chronologische Dokumentation bei Geldeingängen gefordert und Gewinnaufschläge bei Verstößen mitunter durchaus für rechtens erklärt, etwa 1999 (Az.: IV R 68/98). Anders als der BFH bestritten die Kölner Finanzrichter in ihrem Urteil aber ausdrücklich die Pflicht des Steuerzahlers, Rechnungsnummern nach einem bestimmten lückenlosen numerischen System zu vergeben. Nur aus diesem Grund dürfe keine Hinzuschätzung erfolgen. Den Unsicherheitszuschlag erklärten sie für unzulässig und die Steuerbescheide damit für rechtswidrig. Revision gegen das Urteil ließen die Kölner Richter indes zu. Und das unterlegene Finanzamt hat diese laut „Deutsche Handwerks-Zeitung“ auch bereits vor dem BFH beantragt.

Automatische Erstellung von Nummern gut dokumentieren

Wer wegen nicht fortlaufender Rechnungsnummern schon Ärger mit dem Finanzamt hat, sollte Einspruch einlegen und mit Verweis auf das anhängige Verfahren ein Ruhen des Verfahrens beantragen, falls der Steuer- oder Änderungsbescheid nicht bestandskräftig ist. Wer mit Buchhaltungsprogrammen arbeitet, sollte mit dem Steuerberater besprechen, worauf zu achten ist. Aber auch, wer Rechnungen nach einem selbst ausgedachten System nummeriert, sollte mit dem Steuerberater klären, ob sein System betriebsprüfungssicher ist oder Modifikationen nötig sind. Grundsätzlich dürfte beim Einsatz von Software, die automatisch zufallsgenerierte Rechnungsnummern vergibt, die Dokumentation mit Blick auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Datenverarbeitung (GoBD) noch wichtiger werden. Es muss etwa nachweisbar sichergestellt sein, dass nach einer technischen Panne oder sogar der kompletten Neuinstallation der Buchhaltungssoftware die Rechnungsnummern einerseits weiter für Außenstehende nachvollziehbar sind und andererseits bereits vergebene Rechnungsnummern auch dann nicht erneut zufällig generiert werden können.

Trotzdem sollten Rechnungsnummern weiter lückenlos sein

Wer auf der sicheren Seite sein will, bleibt bei fortlaufenden und lückenlosen Rechnungsnummern – insgesamt, innerhalb ausgewählter Nummernkreise, gegebenenfalls von Jahr zu Jahr neu. Letzteres erhöht die Übersichtlichkeit und hilft, Fehler zu vermeiden, wie ich aus eigener Erfahrung weiß. Vorsicht ist jedenfalls angebracht, denn das Kölner Urteil könnte keinen Bestand haben. Dafür spricht, dass die dortigen Finanzrichter selbst Verständnis für das Unbehagen des Finanzamts zeigten, dass bei seiner Betrachtung „Steuerpflichtige bei der Verwendung einer (systembedingt) numerisch lückenlosen Rechnungsnummer schlechter gestellt sein könnten als Steuerpflichtige, die schon (systembedingt) nur eine willkürliche Zahlenkombination erzeugen oder gar keine Nummerierung vornehmen.“ Der Senat räumte in der Urteilsbegründung ein: Wer schlechtere Überprüfungsmöglichkeiten schaffe, werde gegenüber anderen Steuerpflichtigen privilegiert. Für eine Änderung der Rechtslage gebe es daher fiskal- und rechtspolitisch gute Gründe, lückenlose Rechnungsnummer vorzugeben. Das Urteil bleibt wohl ein Zwischenstopp bei der laufenden Weiterentwicklung des Steuerrechts.

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