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So ist die perfekte und gerechte Urlaubsplanung ein Kinderspiel

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Betriebsferien, Brückentage, Resturlaub, Rückstellungen – Unternehmer müssen beim Thema Urlaub viele steuerliche und arbeitsrechtliche Aspekte beachten. Mit dieser Checkliste kommen Sie besser klar.

Bild von einem Steg vor dem blauen MeerJetzt stehen sie vielerorts wieder Schlange vor dem Chefbüro – jene Mitarbeiter, die noch Resturlaub aus dem Jahr 2017 haben und ihn schnell bis zum mythenumwobenen 31. März nehmen wollen. Denn Urlaubsansprüche aus dem Vorjahr, weiß der Flurfunk, dürfen bis Ende des ersten Quartals geltend gemacht werden. Wer Mythen und Flurfunk glaubt, könnte in manchen Firmen aber enttäuscht werden: Mit wenigen Ausnahmen ist der Urlaub in dem Kalenderjahr zu nehmen, in dem der Anspruch entsteht. Im Bundesurlaubsgesetz findet der 31. März nur wie folgt Erwähnung. „Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen“, heißt es dort. „Im Fall der Übertragung muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden.“

Streit um den Verfall von Urlaubstagen kennt keinen Sieger

Das ist eine Einzelfallregelung. Wirklich gute Karten hat beim Übertragen von Urlaub ins Folgejahr, wer in einem Betrieb arbeitet, für den entsprechende Regelungen in Form eines Tarifvertrags oder einer Betriebsvereinbarung bestehen – oder falls sein Arbeitsvertrag eine entsprechende Klausel enthält. Aber ein möglicher Streit um Urlaub kennt sowieso keinen Sieger. Was hätte ein Unternehmer schon davon, seinen Mitarbeitern mit Verweis auf das gesetzliche Verfallsdatum ein paar freie Tage vorzuenthalten, wenn dafür die Stimmung im Team unter den Gefrierpunkt sinkt? Viel sinnvoller ist aus betrieblicher Sicht, die Urlaubsansprüche der Beschäftigten bereits zum Jahresanfang bei der Auftrags-, Kapazitäts- und Personalplanung zu berücksichtigen – ein Vorgehen, das vielen Firmenchefs zumindest in kleinen Unternehmen noch immer fremd zu sein scheint, wenn man den Berichten im Freundes- und Bekanntenkreis glauben darf. Am besten ist es, das Thema Urlaub klar strukturiert anzugehen:

Grafik so viele Urlaubstage erhalten deutsche ArbeitnehmerUrlaub ist zu Erholung gedacht und keine Manövriermasse

Bevor er diese Checkliste abarbeitet, würde sich für manchen Firmenchef jedoch ein generelles Informationsgespräch mit einem Anwalt anbieten, in dem er sich über die allgemeinen Grundsätze des Urlaubsrechts aufklären lässt. Unabhängig vom 31. März ist es etwa grundsätzlich weder vorgesehen, dass Urlaubsansprüche über mehrere Jahre hinweg aufgespart werden, noch, dass solch hohe Ansprüche irgendwann mit Geld abgegolten werden. Selbst wenn der Mitarbeiter das gut findet, verstößt es gegen den Geist der Urlaubsidee. Wie heißt es im Blog „karrierebibel“ so schön: „Der Begriff Erholungsurlaub ist durchaus ernst zu nehmen und wörtlich zu verstehen. Der Urlaubsanspruch dient der Regeneration von Stress und Anstrengung.“ Ich hatte mal einen Kollegen, der sich für unersetzlich hielt und über die Jahre hinweg rund 100 Tage Resturlaub ansammelte, obwohl er phasenweise unter einer heftigen Arbeitsbelastung und kräftigem Stress litt. Ein guter Chef lässt so was nicht zu, sondern gibt seinen Leuten die Chance zur Erholung. Und das erfordert eine gute Planung, idealerweise eine Betriebsvereinbarung zum Thema Urlaub.

Grafik die meisten deutschen Arbeitnehmer nehmen sich zwei bis drei Wochen Urlaub am StueckLegen Sie am Jahresanfang fest, ob es Betriebsferien gibt

Das Geschäft vieler Unternehmen ist durch saisonale Höhen und Tiefen bestimmt. Offenkundig gilt das für die Gastronomie in Skigebieten und Küstenregionen – die einen machen den meisten Umsatz im Winter, die anderen im Sommer. Aber auch in zahlreichen anderen Branchen lassen sich Zeiten mit Auftragsspitzen ebenso gut absehen wie Phasen, in denen es eher ruhig sein dürfte. Spätestens Anfang Dezember sollte der Firmenchef mit Blick auf Messetermine, Ferien, Feiertage oder unternehmens- und branchenspezifische Ereignisse des kommenden Jahres prüfen, wann das Unternehmen eventuell ganz geschlossen bleiben könnte. Das senkt nicht nur die Betriebskosten, sondern gibt auch Zeiträume vor, in denen die Mitarbeiter einen Teil ihres Urlaubs nehmen müssen – umgekehrt können dann per Saldo weniger Urlaubsansprüche geltend gemacht werden, wenn der Laden brummt. Bei solchen Betriebsferien müssen aber klare Regeln eingehalten werden.

Rechtzeitig ankündigen: Generell sind laut Bundesarbeitsgesetz beim Urlaubsplan die Wünsche der Arbeitnehmer zu berücksichtigen, soweit nicht „dringende betriebliche Belange“ dem entgegenwirken. Eine spontane Ankündigung von Betriebsferien reicht daher nicht. Sie sollten vor oder zu Beginn des Kalenderjahres mitgeteilt werden – am besten, bevor die Mitarbeiter ihre Urlaubswünsche für die nächsten zwölf Monate einreichen, damit jeder den Betriebsurlaub in der Planung berücksichtigen kann.
Betriebsrat einbinden: In Unternehmen mit einem Betriebsrat muss dieser dem Betriebsurlaub zwingend zustimmen. In diesem Fall sollte der Firmenchef also besonders gute Argumente dafür haben, den Laden vorübergehend ganz zu schließen. Auftragsmangel oder Betriebsablaufstörungen reichen hier nicht. Triftige Gründe wären zum Beispiel während einer bestimmten Zeit ausbleibende Kunden, der Urlaub eines Schlüsselzulieferers oder die Abwesenheit des Arztes, ohne den die Praxis nicht betrieben werden kann.
Gesamtdauer begrenzen: Auch wenn der Chef gute Argumente für die von ihm verordneten Betriebsferien hat – ihre maximale Dauer ist dadurch gesetzlich begrenzt, dass jedem Mitarbeiter das Recht zusteht, über mindestens zwei Fünftel seines Jahresurlaubs frei verfügen zu können. Erhält also einer der Beschäftigten den Mindesturlaub von nur 20 Tagen im Jahr bei einer Fünf-Tage-Woche, errechnen sich dadurch höchstens zwölf Tage Betriebsferien für das gesamte Unternehmen – oder dieser Mitarbeiter wird für zusätzliche Tage bezahlt freigestellt.
Zusagen einhalten: Betriebsferien sollten frühzeitig verkündet werden, damit es keine Kollisionen mit bereits genehmigten Urlaubsanträgen gibt. Hat der Chef jemandem Ferien zugesagt, kommt er aus dieser Verpflichtung nicht mehr raus. Wer etwa vier Wochen Urlaub im August genehmigt bekam und während später anberaumter Betriebsferien im Oktober eine weitere Woche zuhause bleiben soll, obwohl er nicht mehr so viel Urlaubsanspruch hat, muss in dieser Zeit bezahlt freigestellt werden.
Kunden informieren: Wird der Betrieb vorübergehend geschlossen, sollten natürlich auch Kunden und Geschäftspartner rechtzeitig davon in Kenntnis gesetzt werden. Andernfalls droht das Risiko, dass die Partner völlig überrascht und zurecht verärgert sind oder sogar Aufträge verloren gehen.

Grafik so viele Urlaubstage stehen Arbeitnehmern in Nord und Westeuropa zulaiub habenBitten Sie die Mitarbeiter um eine genaue Urlaubsplanung

In vielen Unternehmen läuft die Sache mit dem Urlaub eher nebenbei. Manche besonders pfiffigen Mitarbeiter nutzen die Weihnachtsferien, um sich mit Blick auf die Feier- und Brückentage des nächsten Jahres eine optimale Frei-Strategie zurechtzulegen, und stehen bereits Anfang Januar mit einem Stapel an Urlaubsanträgen im Chefbüro. Ihre Devise lautet: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst. In die Röhre gucken dann alle anderen, die nicht so schnell waren. Deshalb sollten Unternehmer die Urlaubsgesuche nicht einfach nebenbei abzeichnen, wenn sie nach und nach auf ihrem Tisch landen, sondern für die Antragstellung ein gewisses Zeitfenster zum Jahresanfang vorgeben und in diesem Zusammenhang auch bestimmte Eckpunkte vorgeben. So kann zumindest das Gros des Urlaubs strukturiert genehmigt werden.

Betriebliche Erfordernisse: Kommunizieren Sie offen, wann kein Urlaub genommen werden darf, etwa wegen eines Großauftrags oder – im Handel oder Gastronomie – Weihnachtsgeschäft oder Feier-Saison. Solche Zeiträume kann der Arbeitgeber beim Urlaub generell oder für einzelne, wichtige Mitarbeiter sperren. Verkünden Sie rechtzeitig einen geplanten Betriebsurlaub, dessen maximaler Umfang sich durch die bereits genannten Kriterien ergibt.
Individuelle Wünsche: Grundsätzlich sollten Unternehmer ihren Mitarbeitern möglichst weit entgegenkommen, oft sind aber Kompromisse erforderlich. So sollte zwar Urlaub auf Wunsch des Arbeitnehmers zusammenhängend gewährt werden, manchmal sprechen aber in der betrieblichen Praxis oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dagegen. Dann müssen für den vom Gesetzgeber anerkannten Erholungseffekt mindestens zwölf aufeinander folgende Werktage gewährt werden.
Betriebliche Vereinbarungen: Prüfen Sie, ob zum Urlaub eine Betriebsvereinbarung sinnvoll wäre. Manche Unternehmen geben etwa vor, dass Urlaub nur für zwei oder drei Zeiträume pro Jahr beantragt werden kann und es eine Mindestdauer gibt. Dies erleichtert einerseits dem Arbeitgeber die Planung größerer Abwesenheiten und nötigt andererseits den Mitarbeiter, wirklich mal für einige zusammenhängende Tage auszuspannen – statt sich mit zehn Kurztrips übers verlängerte Wochenende nach New York, Dubai oder Singapur massiven Freizeitstress zu machen, der eher keine Erholung bringt.
Standardisierte Formulare: Setzen Sie zusammen mit dem Anwalt ein Standardformular auf, auf dem der Urlaub beantragt, quittiert und freigegeben sowie der restliche Urlaub angegeben wird. In technisch gut ausgestatteten Betrieben beziehungsweise für Büroarbeitsplätze kann dies über eine Software abgewickelt werden, aber zahlreiche Beschäftigte etwa in Produktion oder Außeneinsatz brauchen solche Abläufe auf Papier, um ihre Ansprüche geltend zu machen sowie den Überblick zu behalten.

Erstellen Sie einen fairen Urlaubsplan inklusive Brückentage

Dass alle Beschäftigten vollständig mit dem Urlaubsplan zufrieden sind, gibt es wohl kaum. Die Kunst der Mitarbeiterführung liegt darin, möglichst viele Wünsche zu erfüllen, übergroße Härten zu vermeiden und fair zu sein. Wer das Gros der Urlaubstage zum Jahresbeginn konzentriert mit Blick auf die Interessen der Beschäftigten ebenso wie des Unternehmens festlegt, findet meist einen guten Kompromiss: Niemand bekommt jeden Wunsch erfüllt, aber alle zumindest einige ihrer Wünsche – und bei schwierigen Entscheidungen hat der Chef gute Argumente für sein Handeln. Das erfordert ein transparentes System der Urlaubsplanung.

Sozialen Kriterien: Manche Arbeitnehmer sind bei der Wahl des Urlaubszeitraums eingeschränkt, weil sie sich an die Termine der Schulferien halten oder mit einem berufstätigen Partner abstimmen müssen. Diese objektiven Gründe für Urlaub zu bestimmten Daten gilt es bei der Genehmigung genauso zu berücksichtigen wie gesundheitliche Gründe, die Pflege von Familienmitgliedern oder bestimmte Zeitfenster für Heimaturlaube von Migranten.
Verlockende Brückentage: Durch eine geschickte Planung verstehen es manche Mitarbeiter, wenige Urlaubstage so um Feiertage und Wochenenden zu ergänzen, dass ein langer freier Zeitraum daraus wird. Unternehmer sollten bei der Genehmigung darauf achten, dass viele Mitarbeiter von dieser Möglichkeit profitieren und sich nicht immer die schnellsten Antragsteller die Rosinen picken können.
Rollierende Planung: Gut ist es, nicht nur das laufende Urlaubsjahr im Blick zu haben, sondern bei der Planung auch zu prüfen, wer in früheren Jahren von bestimmten attraktiven Konstellationen profitiert hat oder zu besonders beliebten Zeiten im Urlaub war. Das können Brückentage sein, aber auch die bei Hotel- und Flugbuchung sehr preisgünstige Zwischensaison. Hier sollte der Firmenchef darauf achten, dass jeder mal die damit verbundenen Vorteile genießen kann und nicht immer dieselben.
Leistungsfähige Software: Allein mit Wandkalender, Lineal und Bleistift dürfte sich eine gute Urlaubsplanung bei mehr als einer Handvoll Mitarbeiter kaum bewältigen lassen – zumal, wenn frühere Urlaube berücksichtigt und Übersichten über genommene beziehungsweise noch offene Urlaubstage tagesaktuell verfügbar sein sollen. Daher empfiehlt sich die Urlaubsplanung mithilfe einer Software. Viele kaufmännische Lösungen enthalten dafür komfortabel zu bedienende Tools. Sinnvoll ist, in diesem Zusammenhang nicht nur die Urlaubstage zu erfassen und betrachten, sondern auch den laufend aus Überstunden entstehenden Anspruch auf freie Ausgleichstage.

Formulieren Sie klare Regeln zum Umgang mit Resturlaub

Selbst wenn es sonst bei der Urlaubsplanung keine Probleme gibt und der Firmenchef aus Angst vor einem Bürokratiemonster keine umfassenden Regelungen vorgeben will – zumindest der Umgang mit Resturlaub aus dem Vorjahr sollte eindeutig geklärt und jeder einzelne Mitarbeiter darüber aufgeklärt sein. Auch der Mythenbildung kann so wirkungsvoll begegnet werden.

Der Jahresurlaub ist im laufenden Jahr zu nehmen: Weisen Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig darauf hin, dass nicht genommene Urlaubstage am Jahresende verfallen. Der Hinweis sollte so früh erfolgen, dass offene Urlaubstage tatsächlich ohne Probleme für die Betriebsabläufe genommen werden können, also spätestens im September.
Resturlaub wird schriftlich ins Folgejahr übertragen: Natürlich kann Resturlaub entstehen, weil etwa ein überraschender Großauftrag hereinkommt. Aber dann sollten Sie erstens alles dafür tun, dass dies die Ausnahme bleibt. Und zweitens in diesen Fällen durch eine schriftliche Genehmigung signalisieren, dass es nur eine Ausnahme ist.
Übrige Tage müssen bis 31. März genommen werden: Um ein stetes Anwachsen des genehmigten Resturlaubs zu vermeiden, sollte dessen Abbau zum Ende des ersten Quartals verpflichtend sein. Beide Seiten wissen dann, dass die freien Tage genommen werden müssen. Das bedeutet auch, dass der Unternehmer dies ermöglichen muss.
Bei längerer Krankheit gelten Sonderregelungen: Keine Regel ohne Ausnahme – wer schwer krank ist, kann seinen Urlaub natürlich nicht nehmen. In diesem Fall bleibt der Urlaubsanspruch bestehen, ebenso wie bei Elternzeit. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass Urlaub nach langer Krankheit erst am 31. März des übernächsten Jahres verfällt.
Resturlaub wird nur bei Kündigungen ausgezahlt: Machen Sie Ihren Mitarbeitern klar, dass Urlaub der Erholung dienen sollen und deshalb genommen werden muss. Er ist keine Manövriermasse, die sich irgendwann gegen Geld eintauschen lässt. Eine Ausnahme gilt nur, falls jemand den Betrieb verlässt und keine Chance besteht, dass er den ihm zustehenden Urlaub noch nehmen kann. In diesem Fall muss der faire finanzielle Ausgleich individuell mit Anwalt oder Steuerberater berechnet werden.

Grafik so viel Urlaubsanspruch besteht in unterschiedlichen Branchen im DurchschnittBesprechen Sie mögliche Sonderfälle mit dem Anwalt

Bestand des Urlaubsanspruchs bei Elternzeit oder längerer Krankheit, Auszahlung nicht genommener Urlaubstage nach der Kündigung, Anspruch auf Sonderbehandlung wegen religiöser Gründe – beim Thema Urlaub gibt es viele Aspekte, die lieber ein echter Experte beurteilt. Unternehmer sollten sich sofort mit ihrem Anwalt austauschen, wenn ungewöhnliche Fragen auftauchen. Es ist besser, frühzeitig den Rat eines Spezialisten einzuholen, als eine möglicherweise teure Fehlentscheidung zu treffen.

Grafik den meisten Deutschen reicht ihr UrlaubanspruchFinanzielle und steuerliche Auswirkungen von Urlaub prüfen

Das Thema Resturlaub wirkt sich auch auf die Buchführung aus. Werden Ansprüche auf Urlaubstage ins Folgejahr mitgenommen, entstehen dem Unternehmen dadurch mögliche Zahlungsverpflichtungen. Sollte der Beschäftigte beispielsweise sterben, ohne den Urlaub genommen zu haben, könnte seinen Hinterbliebenen ein finanzieller Ausgleich dafür zustehen. Auch bei finanziellen Zahlungen wegen überraschender Kündigung wären solche Resttage zu berücksichtigen. Entsprechend müssen deshalb Urlaubsrückstellungen gebildet werden. Dies sollten Arbeitgeber mit ihrem Steuerberater besprechen. Sinnvoll wäre, eine kaufmännische Software zu nutzen, die diesen Punkt automatisch berücksichtigt und etwa nach Tagessätzen für einzelne Beschäftigte oder vorgegebene Gruppen kalkulierte Urlaubsrückstellungen berücksichtigt.

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