Betriebsausflüge

Die besten Tipps für den Ausflug mit den Mitarbeitern

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Wer mit der Belegschaft einen Ausflug unternimmt, hat nicht nur viel zu erzählen – er muss einige Feinheiten beachten, um Mitarbeitern den geldwerten Vorteil und andere Kosten sowie Risiken zu ersparen.

Berge. Täler. Wald und Felder. Weltkulturerbestätten und Freizeitparks sowie eine höchst vielfältige Restaurantlandschaft. Deutschland ist ein sehenswertes Land. Wer noch keinen Betriebsausflug im jährlichen Programm hat, für den lohnt es sich, darüber nachzudenken – der kommende Frühling und Sommer eignen sich sicherlich wunderbar dafür. Und egal, ob Chef und Mitarbeiter sich für Kultur interessieren, ein teamstärkendes Abenteuer- oder Spiel-Event auf ihrem Betriebsausflug vorziehen oder sich gemeinsam etwas Muße in der Natur und beim anschließenden Essen gönnen wollen: Das Angebot möglicher Reise- und Ausflugsziele für einen Betriebsausflug ist überwältigend. Betriebsausflüge sind eine feine Sache. Sie stärken den Zusammenhalt im Unternehmen und verbessern das Betriebsklima. Sinnvoll ausgewählt, sind sie interessant und unterhaltsam für die Mitarbeiter und steigern deren Zusammenhalt und Motivation. Natürlich gibt es einige Fallen zu umgehen, damit die Mitarbeiter nicht draufzahlen – in Form von Steuer auf den geldwerten Vorteil oder im Versicherungsfall – und ihren Spaß haben. Bei der Terminplanung sollte der Chef die Mitarbeiter mitreden lassen und am besten dabei auch Veranstaltungen wie WM-End- und Qualifikationsspiele berücksichtigen. Bei Steuer- und Versicherungs- sowie Rechtsfragen ist dann wieder der Rat des Steuerberaters und gegebenenfalls Anwalts gefragt. Das sollten Unternehmer bei der Planung des Betriebsausflugs berücksichtigen:

Wohin des Wegs? Ziele für den Betriebsausflug gibt es genug

Urlaub oder Pflicht? Die rechtliche Seite

Fester feiern dank weicherem 110-Euro-Freibetrag

Versicherung – doppelt gesichert hält besser

Ein paar nicht ganz ernstgemeinte Regeln sehen Sie hier.

Wohin des Wegs?

Wohin der Betriebsausflug gehen soll, dafür gibt es zahllose Möglichkeiten. Es muss nicht gleich Hoch- oder Weltkultur sein: Auch eine Fahrradtour oder Schnitzeljagd mit anschließendem Essen im Waldrestaurant kommt bei vielen gut an. Falls die Belegschaft zu der abenteuerlustigeren Sorte gehört: Warum sie nicht mal auf Entdeckungstour ins Ungewisse schicken: auf zu so genannten Lost Places – verlassene Plätze. „Überall dort, wo Straßen enden wird es interessant“, hat mir mal ein Filmproduzent die Faustregel der Location Scouts erklärt. Dort finden sich alte Schlösser und Herrenhäuser, aber auch Forts, Industriebrachen, verlassene Parks, Hotels und Gärten. Ein solcher Betriebsausflug lässt sich nicht nur mit einem anschließenden Essen in der Nähe verbinden, sondern vielleicht auch noch einem kleinen internen Fotowettbewerb oder Kalenderprojekt. Oder die oftmals schon wegen der Motive höchst eindrucksvollen Erinnerungen kommen in die Gänge und Büros – auf dass die gute Erinnerung nachwirkt. Aber Achtung: Verbotsschilder sollten die Mitarbeiter an solchen Ausflugszielen unbedingt beachten. Zum einen könnte Betreten sonst Hausfriedensbruch sein. Und dazu noch womöglich gefährlich, selbst in bekannten und als Kulisse genutzten „Geheimtipps“. Besser, Unternehmer ziehen vorher schon ein paar Erkundigungen ein. Ansonsten: Bootfahren oder Rafting, Golfspielen oder Hochseilgarten, Schatzsuche via Geocoaching, Bogenschießen oder Baggerfahren oder auch ein gemeinsamer Segel- oder Skikurs. Möglichkeiten gibt es jedenfalls mehr als genug. Vom Weltkulturerbe kann ich aus eigener Anschauung wärmstens empfehlen neben dem Kölner Dom die Völklinger Hütte im Saarland und den Bergpark Wilhelmshöhe in Kassel. Letzteres gerade in den wärmeren Monaten. Beim Organisieren des Betriebsausflugs helfen unzählige Reise- und Eventagenturen, die Unternehmer leicht im Internet finden können.

Urlaub oder Pflicht? Die rechtliche Seite

Ausflugszeit ist Arbeitszeit

Während Arbeitgeber Betriebsferien innerhalb gewisser rechtlicher Grenzen einfach anordnen können, ist die Sache beim Betriebsausflug rechtlich nicht so einfach. Zeit und Ort für den Ausflug können Unternehmer zwar auch nach Belieben ansetzen. Tipp: Sie sollten sich mit den Mitarbeitern absprechen und Termine wie etwa wichtige Spiele der kommenden WM in die Zeitplanung einbeziehen – sofern sie nicht in Absprache mit den Mitarbeitern ein Firmen-Event draus machen wollen. Grundsätzlich gilt: Findet der Betriebsausflug in der Arbeitszeit statt, ist die Zeit auch ganz regulär Arbeitszeit.

Die Teilnahme ist aber freiwillig

Die Teilnahme am Betriebsausflug ist rechtlich gesehen jedoch freiwillig. Der Chef kann seine Mitarbeiter also weder dazu zwingen mitzukommen, noch sie zwingen, für den Tag Urlaub nehmen zu müssen. Im Gegenteil: Wer nicht mit mitkommen möchte, dem muss der Arbeitgeber ermöglichen, regulär zu arbeiten – zur Arbeit ist der Mitarbeiter auch durchaus gesetzlich verpflichtet, wenn er nicht am Betriebsausflug teilnimmt. Beachten sollten Chefs, dass auch freigestellte Arbeitnehmer einen Anspruch darauf haben, am Betriebsausflug teilnehmen zu dürfen. Ohne sachlichen Grund darf der Arbeitgeber sie nicht davon ausschließen, urteilte das Arbeitsgericht Köln.

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Das gilt für die Abrechnung

Fährt der Mitarbeiter mit, ist es bei Betriebsausflügen während der Arbeitszeit allgemein üblich, dass der Chef die reguläre Arbeitszeit anrechnet – gesetzlich verpflichtet ist er dazu aber nicht. Vergütung ist in diesem Fällen auch nur für die reguläre Arbeitszeit üblich, die Mitarbeiter sonst an dem Tag üblicherweise erbringen würden. Dauert der Betriebsausflug also länger, können Arbeitnehmer keine zusätzliche Vergütung einfordern. Auch Teilzeitkräfte verdienen an einem längeren Ausflug nicht noch zusätzlich Geld. Findet der Betriebsausflug samstags oder sonntags statt – außerhalb der regulären Arbeitszeiten – ist die Anrechnung von Arbeitszeit natürlich kein Thema.

Am besten, Unternehmer befragen vor dem Betriebsausflug mal etwas ausführlicher ihren Steuerberater, was die beste und einfachste Lösung für die Abrechnung ist.

Vorsicht Falle „betriebliche Übung“

Und zumindest im Zweifel schadet auch die Rücksprache mit dem Anwalt nicht. Schon weil die wenigsten aus der erfreulichen Angelegenheit Betriebsausflug eine Pflichtveranstaltung um jeden Preis werden lassen wollen. Wie bei der ein oder anderen Annehmlichkeit für die Mitarbeiter auch, ist auch beim Betriebsausflug das Zauberwort: „Betriebliche Übung“. Und die Faustregel: Dreimal Betriebsausflug, immer Betriebsausflug. Details und mögliche Lösungen oder Abhilfe kennt der Anwalt dann am besten. Unternehmer sollten ihn vor allem dann um Rat bitten, wenn die Mitarbeiter die Arbeitszeit während des Betriebsausflugs bezahlt bekommen sollen. Sie könnten sonst womöglich später – ähnlich wie bei Weihnachts- und Urlaubsgeld – den bezahlten Betriebsausflug einklagen.

Eine Frage der Mitbestimmung

Für etwas größere Unternehmen: Anders als bei sozialen Angelegenheiten hat der Betriebsrat aber kein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 8 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG), hat das Bundesarbeitsgericht geurteilt (Az.: 1 ABR 35/97). Betriebsausflüge sind der Rechtsprechung zufolge keine Sozialeinrichtungen, weil es ihnen an der erforderlichen Institutionalisierung fehlt. Der Arbeitgeber kann eine solche Veranstaltung aber kollektivrechtlich festlegen im Rahmen einer freiwilligen Betriebsvereinbarung nach § 88 BetrVG. Und wenn Unternehmer den Betriebsausflug als Belohnung einsetzen, hat er Prämiencharakter – und der Betriebsrat darf mitbestimmen. Ausnahme von dieser Regel wiederum ist: Wenn die Prämie Betriebsausflug in einer individuellen Vereinbarung mit dem einzelnen Mitarbeiter festgelegt wurde, gibt es hierfür kein Mitbestimmungsrecht.

Fester feiern dank weicherer 110-Euro-Grenze

Lohnsteuerrechtlich stellt sich bei einem Betriebsausflug die Frage, ob Mitarbeitern ein geldwerter Vorteil entsteht. Der ist nämlich steuerpflichtig. Die Anforderungen hat der Bundesfinanzausschuss vor ein paar Jahren gelockert und im „Gesetz zur Anpassung der Abgabenordnung an den Zollkodex der Union und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften“ (BT-Drucksache: 18/3017), das seit dem 1. Januar 2015 gilt – die 110-Euro-Freigrenze in einen 110-Euro-Freibetrag verwandelt. Das macht einen großen Unterschied: Bei der früheren Freigrenze von 110 Euro pro Mitarbeiter hieß es in Sachen Steuerfreiheit hopp oder topp: Überstiegen nach der alten Regelung bei einer Betriebsfeier die Kosten pro Mitarbeiter jene 110 Euro, musste der ganze Betrag als geldwerter Vorteil versteuert werden.

Mit dem Freibetrag ist etwas mehr Entspannung angesagt: Fällt der Betriebsausflug oder auch eine Betriebsfeier nun doch etwas teurer aus als geplant, wird nur als geldwerter Vorteil versteuert, was über den 110 Euro liegt. Für die Mehrkosten kann auch der Chef die Lohnsteuer pauschal mit 25 Prozent übernehmen (§ 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG). Kostet der Betriebsausflug also beispielsweise pro Kopf 130 Euro, läge die pauschale Lohnsteuer von 25 Prozent auf 20 Euro für ihn somit bei fünf Euro pro Person.

Die zweite gute Nachricht: Steuererleichterung gibt es auch nicht wie geplant nur für unternehmensweite Feiern, sondern auch beispielsweise für die Betriebsausflüge oder Feste einzelner Abteilungen. Hier allerdings sollten Unternehmer die Details vorsichtshalber mit dem Steuerberater besprechen. Insbesondere, wenn die Mitarbeiter noch jemanden mitnehmen dürfen. Denn der Betrag gilt pro Mitarbeiter – nicht pro eingeladener Person. Auch rechnet der Fiskus in die Kosten für eine Betriebsfeier oder einen Betriebsausflug mehr ein, als zuvor – der Freibetrag ist so daher schneller erreicht.

Für Unternehmen sind die Kosten für den Betriebsausflug Betriebsausgaben – und unbeschränkt als solche auch dann abziehbar, wenn die Kosten über die 110-Euro-Freibetragsgrenze steigen, inklusive aller Zuwendungen, wie etwa

  • Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten
  • Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten
  • Musik, künstlerische Darbietungen sowie Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Veranstaltung nicht im Besuch der kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft,
  • Geschenke, auch für die nachträgliche Überreichung der Geschenke an solche Arbeitnehmer, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten, nicht aber für eine deswegen gewährte Barzuwendung
  • Zuwendungen an Begleitpersonen des Arbeitnehmers
  • Barzuwendungen, wenn ihre zweckentsprechende Verwendung sichergestellt ist oder auch
  • Aufwendungen für den äußeren Rahmen, zum Beispiel für Räume, Beleuchtung oder Eventmanager.

Achtung: Wer für den Betriebsausflug oder ein anschließendes Essen oder Fest Künstler engagiert, sollte die Künstlersozialabgabe nicht vergessen und auch hiernach gegebenenfalls den Steuerberater fragen. Voraussetzung ist auch, dass der Betriebsausflug sich im Rahmen des für Weihnachts- oder Jubiläumsfeiern „Üblichen“ bewegt. Im Zweifel sollten Unternehmer auch hierzu den Steuerberater fragen.

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Gesetzliche Unfallversicherung greift

Beim Thema Versicherung sollten Unternehmer lieber auf Nummer Sicher gehen. Klar ist: Betriebliche Veranstaltungen und damit auch Betriebsfeiern sind durch die gesetzliche Unfallversicherung abgedeckt. Verlängern Teilnehmer den Betriebsausflug eigenständig, greift die betriebliche Versicherung ab dann für sie nicht mehr. Ansonsten ist der Schutz recht weitreichend – sofern Unternehmer die Formalien einhalten, erfasst der Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung beispielsweise auch die Winterwanderung einer Abteilung, hat das Bundessozialgericht entschieden.

…aber nicht für Partner und Familie

Der Schutz gilt nicht für mit eingeladene Partner oder Familienangehörige der Mitarbeiter. Für sie müssen Unternehmer gegebenenfalls Zusatzpolicen abschließen. Am besten, der Arbeitgeber organisiert bei weiter außerhalb stattfindenden Veranstaltungen gleich auch noch Hin- und Rückfahrt für die Mitarbeiter. Dann können die auch zum Abend hin vielleicht noch ein Bierchen oder Wein zum Essen trinken. Der Fürsorgepflicht für den Weg mit den Mitarbeitern ist so am besten Genüge getan.

…und auch nicht für Incentive-Ausflüge

Auch wer seinen Mitarbeitern einen Betriebsausflug zur Belohnung spendiert, sollte beachten, dass der Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung hierfür grundsätzlich nicht gilt. Dies legte das Sozialgericht Darmstadt bereits vor einigen Jahren fest. In dem Fall verwehrten die Darmstädter Sozialrichter einer Mitarbeiterin den gesetzlichen Unfallschutz, die sich bei einer Snowmobil-Fahrt in Lappland an der Wirbelsäule verletzt hatte (Az.: S3U27/07). Der Grund: Es hatte sich um eine Belohnungsreise gehandelt, die der Arbeitgeber nur verdienten Mitarbeitern angeboten hatte. Damit war die Reise keine betriebliche Gemeinschaftsveranstaltung im Sinne einer Weihnachtsfeier oder eines Betriebsausflugs mehr, an der alle Beschäftigten teilnehmen können – und nur in diesen Fällen greift die gesetzliche Unfallversicherung. Bei Belohnungsreisen sollten Unternehmer also ebenfalls zusätzlichen Versicherungsschutz einkalkulieren beziehungsweise prüfen.
Unternehmer sollten im Zweifel ruhig ihren zuständigen Unfallversicherungsträger fragen, worauf sie bei ihrem Betriebsausflug achten sollten und welche Lücken sie gegebenenfalls selbst schließen müssen. Zum Beispiel mit Blick auf ein potenziell unfallträchtigeres Seifenkistenrennen.

  • Mitgliedersuchservice: Kein einfaches Thema! Am besten hilft ein steuerlicher Berater. Sie haben noch keinen? Dann können Sie hier nach einem suchen.