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Exakte Kostenvoranschläge vermeiden Ärger mit dem Fiskus

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Übersteigt die Rechnung den Kostenvoranschlag, ärgert sich der Kunde. Ist sie niedriger, wird der Betriebsprüfer misstrauisch. Abweichungen müssen daher genau erklärt und dokumentiert werden. Bauarbeiten Handwerk Rechnung Kostenvoranschlag

 

Wer nicht nur standardisierte Produkte und Dienstleistungen bietet, sondern auf individuelle Kundenwünsche eingeht oder unter wechselnden Bedingungen arbeitet, kennt das Problem: Streit über die Rechnung, da der geforderte Betrag die im Angebot genannte Summe übersteigt. Das ist – neben Ärger wegen vermeintlicher Qualitätsmängel – gerade im Handwerk die klassische Auseinandersetzung. Jeder Dachdecker hat wohl schon erlebt, dass beim Renovieren versteckte Mängel im Dachstuhl weitere Arbeiten erfordern und eine Abweichung vom Kostenvoranschlag rechtfertigen. Auch andere Bauhandwerker dürfen sich in solchen Fällen häufig mit zahlungsunwilligen Eigenheimbesitzern streiten – vom Maler, der ungeplant eine zusätzliche Grundierung aufbringt, bis zum Gas-, Wasser- oder Elektro-Installateur, der beim Modernisieren auf völlig marode Leitungen stößt. Sogar beim Begriff Zahnarzt taucht in der Auto-Vervollständigungsfunktion der Suchmaschinen weit oben die Kombination „Kostenvoranschlag Abweichung“ auf.

Streit mit Kunden um zu niedrigen Kostenvoranschlag

Meistens dreht sich der Streit bei Abweichungen vom Kostenvoranschlag um die Frage, eine um wie viel Prozent höhere Rechnung der Kunde anstandslos bezahlen muss. Hier gilt als Faustformel, dass die Gerichte einen Aufschlag von bis zu 20 Prozent oft noch als in Ordnung durchwinken, wobei es stets auf den Einzelfall ankommt. Klar ist auch: Grundsätzlich wird ein Kostenvoranschlag laut Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB) nicht vergütet – und falls der Kostenvorschlag, wie beispielsweise bei vielen Kfz-Werkstätten üblich, erst berechnet und bei Auftragserteilung mit den Reparaturkosten verrechnet werden soll, muss der Kunde darauf hingewiesen werden. Außerdem sollten Unternehmer ihren Kunden natürlich umgehend informieren, sobald sich abzeichnet, dass die Rechnung höher ausfällt, als zuvor veranschlagt – durch rechtzeitige Gespräche und Erklärungen lassen sich Streitigkeiten oft vermeiden.

Ärger mit Betriebsprüfer wegen zu niedriger Rechnung

Keinen Streit erwarten Unternehmer natürlich, wenn sie eine Rechnung unter dem Kostenvoranschlag präsentieren. Aber auch in diesem Fall dürfen Firmenchefs sich nicht sicher fühlen. Die Abweichung nach oben kann Streit mit dem Kunden auslösen, aber die nach unten sogar ein Steuerstrafverfahren – nach einer Betriebsprüfung mit Blick auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Datenverarbeitung (GoBD). In Nordrhein-Westfalen beobachten Steuerberater derzeit gehäuft Strafverfahren gegen Handwerker, deren Rechnungen niedriger ausfallen als die Kostenvoranschläge. Dabei ging es um Steuerpflichtige, die GoBD-konforme Software zur Auftragsbearbeitung und Fakturierung verwendeten. Der Vorwurf der Finanzbehörden: Weichen Angebot und Rechnung oft erheblich voneinander ab, liegt der Verdacht nahe, dass Zahlungen schwarz vereinnahmt wurden. Unternehmer sollten mit dem Steuerberater klären, wie sie in solchen Fällen am besten vorgehen. Hilfreich ist sicher, Abweichungen vom Kostenvoranschlag nach unten wie nach oben in einer schriftlichen Notiz zu begründen und zu den Buchhaltungsunterlagen nehmen. Das dürfte bei einer späteren Betriebsprüfung ebenso hilfreich sein wie bei einer Beschwerde des Kunden.

Unternehmer haben gegenüber Fiskus höhere Beweislast

Generell sollten Unternehmer die gestiegenen Anforderungen an die Buchführung ernst nehmen und sich eng mit ihrem Steuerberater darüber absprechen, was zu beachten und was zu dokumentieren ist. Im Zweifel sollten sie besser zu viel Aufwand in die Dokumentation stecken als zu wenig – auf die kommt es offenbar verschärft an. Anders als früher greifen sich Betriebsprüfer nicht mehr bevorzugt einzelne Buchführungsbestandteile wegen Fehlern oder Manipulationsverdachts heraus, sondern suchen gezielt Formfehler und Auffälligkeiten jeder Art, um die ganze Buchführung verwerfen zu können. Das Problem: Die Beweislast etwa dafür, dass eine GoBD-konforme Kasse nicht manipuliert werden konnte, liegt beim Unternehmen. Doch die vom Fiskus geforderte Manipulationssicherheit gibt es nicht – kein Gutachter wird sie ins Feld führen können. Ein großes Problem, über das Unternehmer möglichst rasch mit ihrem Steuerberater sprechen sollten. Und zwar besonders jene, bei denen der Betriebsprüfer seit Jahresbeginn unangekündigt im Betrieb oder Ladengeschäft stehen kann – zur dieses Jahr neu eingeführten Kassennachschau.

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