Firmenkleidung

Dienstkleidung absetzen? Steuerberater fragen!

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Steuerlich betrachtet, ist Berufsbekleidung ein knochentrockenes, unüberschaubares Thema. Aber die Beschäftigung damit lohnt sich, denn es geht oft um viel Geld. Der Steuerberater hilft beim Sparen.

Ob hippe Turnschuhe, die der neusten Mode folgen, wirklich der große Trend in Sachen Arbeitskleidung sind, Stichwort „Silicon Valley“ und „Generation locker flockig“? Oder sollte man doch lieber jeden Tag ins gleiche Standardensemble schlüpfen und den Kopf so frei halten für hoffentlich wichtigere Dinge als die Auswahl der Klamotten, wie der zum Südkurier aus Konstanz gehörende Blog „Himate“ vorschlägt? Für manche Firmenchefs gehen Hemdsärmel und Sneakers in Ordnung, Andere dagegen legen Wert darauf, sowohl im Unternehmen wie auch außerhalb mit Schlips zum Anzug aufzutreten – und verlangen ähnliches auch von den Mitarbeitern. So mancher entscheidet sich gleich für eine einheitliche Firmenkleidung, um dem Unternehmensauftritt das gewisse Etwas zu geben.

Auch bei der Berufskleidung redet das Finanzamt mit

Allein vom persönlichem Geschmack, ein wenig Marketing und Selbstdarstellung sowie vielleicht einer Prise Selbstmanagement hängt die Firmenkleidung trotzdem nicht ab. So einfach macht es der Gesetzgeber dem Arbeitgeber nicht. Manche Unternehmen müssen bei Stoff und Schuhen allgemeinverbindliche Sicherheits- oder Hygienevorschriften erfüllen. Viele sind an tariflich ausgehandelte Regelungen gebunden. Und jedes muss sich natürlich an Gerichtsentscheidungen zu diesem Thema orientieren, die bis zu der Frage reichen, wer die Kosten für vorgeschriebene Kleidung sowie deren Reinigung zu tragen hat oder ob das Umziehen als Arbeitszeit gilt. Darüber hinaus gilt es, stets die steuerlichen Finessen beim Abzug als Betriebsausgabe zu berücksichtigen. Der Stoff der Steuergesetze ist dicht gewebt, beim Thema Firmen- und Berufsbekleidung tut deshalb Rat von Steuerberater und Anwalt oft Not.

Reinigung von Hygienekleidung ist Arbeitgebersache

Was etwa das Reinigen von Hygienekleidung betrifft, ist die Sache höchstrichterlich klar: Der Betrieb trägt die Kosten, so das Bundesarbeitsgericht (BAG) im Fall eines Schlachthofs. Ein Mitarbeiter hatte dagegen geklagt, dass von seinem Monatslohn für die Reinigung der von ihm getragenen weißen Hygienekleidung 10,23 Euro abgezogen wurden. Diese per Lohnabzug eingeforderte Erstattung werteten die Arbeitsrichter als unrechtmäßig. Der Betrieb habe „die Reinigungskosten nicht im Interesse des Klägers, sondern im Eigeninteresse aufgewendet“. Sie verwiesen auf einschlägige Vorschriften, nach denen in einem Bereich, in dem mit Lebensmitteln umgegangen wird, geeignete und saubere Arbeitskleidung zu tragen sei. „In lebensmittelverarbeitenden Betrieben hat der Arbeitgeber dafür zu sorgen, dass seine Arbeitnehmer saubere und geeignete Hygienekleidung tragen“, so die Richter. „Zu seinen Pflichten gehört auch die Reinigung dieser Kleidung auf eigene Kosten.“

Ist Kleidung vorgeschrieben, gilt Umziehen als Arbeitszeit

Nur: Lässt sich so ein Urteil verallgemeinern? Ist die Anschaffung von aus hygienischen Gründen betriebsnotwendiger Kleidung automatisch Arbeitgebersache? Betrifft die Entscheidung alle Firmen, deren Mitarbeiter spezielle Kleidung gemäß bestimmter Hygienevorschriften tragen müssen, neben der Nahrungsmittelverarbeitung etwa die Gastronomie oder den medizinischen Bereich? Ein wichtiger Anhaltspunkt ist bei dieser Überlegung die Frage, ob spezielle Kleidung im Interesse der Firma ist. Das ist die Maßgabe, die das Bundesarbeitsgericht auch mit Blick auf Umkleidezeiten anlegt. Dient das Umziehen dem Firmeninteresse, muss es vom Arbeitgeber finanziert werden, urteilten die BAG-Richter: Umkleidezeit ist dann Arbeitszeit und muss entsprechend bezahlt werden. Zu berücksichtigen ist in diesem Zusammenhang auch, ob es dem Mitarbeiter sowie Mitreisenden in Bussen und Bahnen aus hygienischen Gründen zuzumuten ist, dass jemand mit erheblich verschmutzter beruflicher Schutzkleidung nach Hause fährt. Was also gilt im jeweiligen Einzelfall? Viele Fragen, unvollständige Antworten.

Tarife und betriebliche Praxis mit Anwalt besprechen

Unternehmer sollten daher zum gesamten Themenkomplex Berufskleidung ihren Anwalt oder Steuerberater fragen, zumal jedes Detail zählt. Nicht geklärt hat das BAG im Fall der Reinigungskosten etwa ausdrücklich, ob der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer eine andere Regelung hätte vereinbaren können. Das war schlicht nicht versucht worden, aber prinzipiell lässt sich im gegenseitigen Einverständnis manche Pflicht auf den Arbeitnehmer übertragen. Das kann geschehen, wenn die Schutzkleidung zum Beispiel dem Schutz der privaten Tracht dient – also zumindest teils privaten Interessen dient. Vertragliche Regelungen dürfen den Mitarbeiter allerdings nicht übermäßig belasten. Und im Unternehmen darf nicht bereits eine betriebliche Praxis entstanden sein – auch die schafft rechtliche Fakten. Wer hier auf fundierter Basis entscheiden und eventuell Veränderungen durchsetzen will, sollte also am besten vorab alle damit verbundenen Fragen von einem Anwalt klären lassen.

Viele Tarifverträge machen Vorgaben auch zur Kleidung

Denn natürlich kann ein Unternehmer seinen Mitarbeitern auch abseits von Hygiene und Sicherheit vorschreiben, wie sie sich kleiden sollen. Er kann etwa vorgeben, sich branchenüblich zu kleiden oder gar – in kleineren Betrieben aber eher eine Seltenheit – gemäß einer Kleiderrichtlinie. In diesen Fällen muss er sich dadurch nicht einmal an den Kosten für die Kleidung beteiligen. Nur sind solche Vorgaben ohne Rücksprache mit einem Anwalt in jedem Fall riskant, denn viele Tarifverträge enthalten auch Regelungen für die Kosten von Kleidung. Davon kann im Falle einer Allgemeinverbindlichkeitserklärung sogar ein Unternehmer betroffen sein, der sich eigentlich unabhängig in seinen Entscheidungen wähnt.

Berufliche Kleidung ist ein Thema für den Steuerberater

Bei der steuerlichen Betrachtung von Berufskleidung bleibt oft noch mehr Interpretationsspielraum als aus arbeits- und tarifrechtlicher Sicht. Soweit klar: Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitern betriebsnotwendige Kleidung und dessen Reinigung bezahlen, können diese Kosten als Betriebsausgaben ansetzen. Für Mitarbeiter, die die Kosten für Berufskleidung und deren Reinigung selbst tragen, gilt prinzipiell dasselbe mit Blick auf die Werbungskosten. Allerdings ist hier dann auch schon Schluss mit einfach. Rigoros schiebt der Fiskus hier der Möglichkeit einen Riegel vor, teils private Kosten der Allgemeinheit aufzulasten. Nicht akzeptiert wird der Abzug als Betriebsausgaben oder Werbungskosten für bürgerliche Kleidung – auch wenn die Kleidung nachweislich nur am Arbeitsplatz getragen wird.

Auffällige Warnschutzkleidung lässt sich leichter absetzen

Einwandfrei als Betriebsausgaben werten die Finanzämter nur, was Uniform ist, Uniformcharakter hat oder als Sicherheits- oder Hygieneschutzkleidung dient. Akzeptiert werden meistens auch Blaumann oder der weiße Kittel für das medizinische Personal. Bei weißen T-Shirts oder Unterwäsche – selbst mit Aufdruck – aber wird es schon schwieriger. Manchmal lassen Finanzämter die Kosten solcher Bekleidung gelten, sofern Unternehmer oder Angestellte sie im Spezialwarenhandel für Berufsbekleidung erworben haben – aber beileibe nicht immer. Es gibt deshalb beispielsweise Landvermesser, die für ihre Tätigkeit auf der Baustelle keine – eindeutig beruflich erforderliche – Jacke-Hose-Kombination aus strapazierfähigem, zur Jahreszeit passenden Stoff mehr kaufen, sondern lieber auffällige Warnschutzbekleidung. Die wird vom Finanzamt eher akzeptiert – weil damit vermeintlich niemand zum privaten Wochenendausflug ins Grüne starten würde, wohl aber mit weniger auffälliger Berufskleidung.

Für manche Berufsgruppen können Ausnahmen gelten

Doch selbst von dieser strikten Regel „Keine bürgerliche Kleidung“ gibt es Ausnahmen. Je nach Branche oder Region kann auch sie beim Finanzamt durchgehen: etwa der Frack für den Empfangschef eines Hotels oder einen Orchestermusiker am Theater, die schwarzen Hosen und Röcke für Servicekräfte oder aber die Sportbekleidung eines Sportlehrers. Und wer in Berlin auf Messen oder in Hotels Dirndl oder Lederhose tragen muss, sollte dies ebenfalls versuchen anzusetzen. Der Steuerberater weiß, was geht und was eher nicht.

Einheitliche Firmenkleidung stärkt das Firmenimage und ist abziehbar

Mit bedruckter oder farblich auffällig gestalteter Firmenkleidung wäre das steuerliche Problem mit sonst bürgerlicher Kleidung gelöst. Logo oder firmenmäßige Gestaltung macht den rein professionellen Charakter der Kleidung leichter plausibel. Unternehmer können sich dann auch wieder modisch und ökologisch stärker ausleben – und statt im Fachhandel für Berufsbekleidung vielleicht ökologisch korrekte Mode bedrucken lassen. Hier ist die Rücksprache mit dem Steuerberater – vorab – wichtig. Er kann einschätzen, wann der Werbeaufdruck mit Firmenemblem oder -logo den Abzug als Betriebsausgaben oder beim Mitarbeiter als Werbungskosten rechtfertigt und was vielleicht zu dezent ist, um noch als Firmenkleidung durchzugehen. Interessant macht Firmenkleidung natürlich nicht nur der steuerliche Aspekt: Der damit einhergehende einheitliche Auftritt poliert die Außenwirkung des Unternehmens. Der Kunde sieht auf den ersten Blick, ob er mit seiner Frage an einen Mitarbeiter oder an einen anderen Kunden gerät.

Schutzkleidung sollte der Arbeitgeber selber reinigen

Besondere Vorgehensweisen könnten übrigens für die Persönliche Schutzausrüstung (PSA) empfehlenswert sein, die gerade viele Handwerksunternehmen ihren Mitarbeitern stellen. Hier wäre es etwa sinnvoll, als Unternehmen selbst die Reinigung zu übernehmen beziehungsweise einen Spezialanbieter damit zu beauftragen, damit etwa Sicherheitsfunktionen der Kleidung nicht durch unsachgemäße Reinigung in der privaten Waschmaschine beschädigt werden.

  • Mitgliedersuchservice: Kein einfaches Thema! Am besten hilft ein steuerlicher Berater. Sie haben noch keinen? Dann können Sie hier nach einem suchen.