Resturlaub

Die Urlaubsplanung sollte schon zum Jahreswechsel stehen

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Vielerorts lassen Unternehmer derzeit hektisch Resturlaub abfeiern. Besser wäre es, den Urlaub unter Einbeziehung von Brückentagen schon zu Jahresbeginn mit den Mitarbeitern abzustimmen.

In auffallend vielen Betrieben ist es derzeit schwieriger als sonst, freitags oder montags jemanden ans Telefon zu bekommen. Klar: Bei einer klassischen Fünf-Tage-Woche bleiben zehn Arbeitstage bis zum Jahreswechsel. Wer Resturlaub für 2017 hat, versucht den Anspruch bis Silvester in freie Tage umzuwandeln – eine nicht nur mit Blick aufs Weihnachts-Shopping gute Idee, sondern auch aus rechtlicher Sicht. Das Bundesurlaubsgesetz besagt: „Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Im Fall der Übertragung muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden.“ Die spärliche Besetzung mancher Büros, Werkstätten oder – trotz Weihnachtsrummel – auch Geschäfte hat also ihren Grund.

Urlaubsplanung sollte nicht aus Stückwerk bestehen

Nun ist die Urlaubsplanung für 2017 natürlich beendet – in den nächsten Wochen geht es ums Abfeiern, nicht Weichenstellungen. Aber Unternehmer sollten – gerade unter dem Eindruck von Personalengpässen in anderen Betrieben oder sogar im eigenen – endlich die Planung für das nächste Jahr angehen. Sie denken, das ist zu spät? Natürlich, aber erstaunlich viele Firmenchefs schieben das Thema vor sich her und nicken nur einzelne Urlaubsanträge besonders schneller Mitarbeiter ab, statt das Gesamtbild zu sehen. Dann kommt es leicht zu Personalchaos in umsatzstarken Zeiten. So etwas passiert selbst Konzernen: Bei der US-Fluglinie American Airlines haben wegen einer Computerpanne viele Piloten über die Weihnachtsfeiertage frei, jetzt drohen Tausende Flüge auszufallen. Wohl dem, der eine gute Software zur Personalplanung nutzt …

Feier- und Brückentage bei der Planung berücksichtigen

Aber eine zuverlässige Software ist nur die halbe Miete. Ebenso wichtig ist eine frühzeitige Planung gemeinsam mit den Beschäftigten, damit jeder in einem Zeitraum frei bekommt, der ihm passt, etwa für Ferien mit Schulkindern oder wichtige Familienfeste. Berücksichtigt werden sollten hier auch Brückentage, mit denen sich unter Einsatz nur weniger Urlaubstage eine längere arbeitsfreie Zeit zusammenpuzzeln lässt. In dieser Beziehung war 2017 wegen des einmalig bundesweit als Feiertag geltenden Reformationstags zwar eine Ausnahme. Dafür lassen sich 2018 aber andere schöne Brücken bauen.

Firmenchef darf keine generelle Urlaubssperre verhängen

Haben Sie unter Berücksichtigung der Brückentage – und falls nötig des Resturlaubs 2017 – mit der Belegschaft einen Urlaubsplan erstellt, sind Sie erst mal aus dem Schneider: Idealerweise bleibt kein Tag übrig. Ratsam ist, schon hierfür wesentliche Grundsätze des Urlaubsrechts zu kennen. Der Chef kann etwa keine generelle Urlaubssperre für besonders betriebsame Zeiten verhängen. Bei Ablehnung eines Antrags muss er begründen, warum dem betriebliche Erfordernisse oder – unter sozialen Gesichtspunkten – die Wünsche anderer Arbeitnehmer entgegenstehen. Zeichnet sich im Herbst ab, dass bis Jahresende nicht alle Urlaubstage genommen werden, kann der Anspruch bis Ende März bestehen bleiben. Diese Übertragung sollte schriftlich festgehalten und zugleich vereinbart werden, wann der Beschäftigte die Tage nimmt. Bei schweren Erkrankungen bleiben Urlaubsansprüche länger bestehen. Solche Details sollten Sie aber ebenso wie die richtige Formulierung zur Übertragung von Urlaubstagen ins Folgejahr mit dem Anwalt klären.

Bei Übertragung von Urlaub auch Rückstellungen bilden

Bleibt ein weiterer Punkt: die Buchführung. Auch darum ist es empfehlenswert, dass Mitarbeiter ohne Resturlaub ins neue Jahr gehen. Denn wenn Ansprüche auf Urlaubstage mitgenommen werden, entstehen mögliche Zahlungsverpflichtungen für den Unternehmer. Sollte der Beschäftigte beispielsweise sterben, ohne den Urlaub genommen zu haben, könnte seinen Hinterbliebenen ein finanzieller Ausgleich dafür zustehen. Entsprechend müssen Urlaubsrückstellungen gebildet werden. Das sollten Arbeitgeber mit ihrem Steuerberater besprechen. Oder sie sorgen eben durch bessere Planung dafür, dass es Ende Dezember keine Urlaubstage mehr gibt, die ins Folgejahr übertragen werden könnten.