E-Mail-Management

Automatisches Löschen ist keine Alternative

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Wer würde nicht gern die Hunderte E-Mails nach dem Urlaub löschen? Besser sind intelligente Sortiersysteme – wichtige Nachrichten bleiben erhalten und Aufbewahrungsvorschriften gewahrt.

Der eine oder andere blickt sicher schon sehnsüchtig dem Jahresende entgegen – weil er sich nach Weihnachten und Zeit für die Familie sehnt, der bevorstehenden Reise in wärmere Gefilde entgegenfiebert oder einfach nur hofft, mal zur Ruhe zu kommen. Wer den Betrieb vorübergehend dichtmacht oder auch nur selbst Urlaub nimmt und sich im Sinne der erwünschten Erholung ganz aus dem betrieblichen E-Mail-Datenstrom ausklinkt, weiß allerdings jetzt schon, dass ihm am ersten Arbeitstag eine wahre E-Mail-Flut droht.

Das automatische Löschen von Mails birgt Risiken

Es gibt tatsächlich Zeitgenossen, die automatisch alle E-Mails löschen lassen, die während ihrer Abwesenheit eingehen. Darüber berichtete unlängst wieder das Magazin „CIO“. Nüchtern betrachtet, scheint das zumindest für Unternehmer eine wenig praktikable Lösung im Umgang mit Nachrichten zu sein, die ja auch von Kunden oder Lieferanten kommen könnten – vielleicht mit der Bitte um ein Angebot, vielleicht auch mit einer Rechnung oder Zahlungserinnerung im Anhang? Wer also mit der Löschidee liebäugelt, sollte genau die möglichen Folgen bedenken und ruhig mit dem Anwalt besprechen, welche rechtlichen Konsequenzen sich daraus ergeben könnten. Auch der Steuerberater wird zum Thema E-Mail und Aufbewahrungspflichten einiges Wichtige beitragen können.

Besser sind Disziplin und durchdachte Sortiersysteme

Einfach löschen ist also aus vielen Gründen keine gute Idee, davon war hier bereits zu lesen. Manche Probleme lassen sich aber auch mit einer gut durchdachten E-Mail-Disziplin lösen, etwa einem zumindest teilweise automatischen Sortiersystem. Chef wie Mitarbeiter können den Nachrichtenstrom durch mehrere E-Mail-Adressen kanalisieren und im Urlaub dann beispielsweise nur E-Mails löschen, die an die zur internen Kommunikation genutzte Adresse gingen. Ich selbst habe für Newsletter eine andere Adresse als meine öffentlich bekannte – allerdings mehr wegen der hier dann ausbleibenden Abwesenheitsmitteilungen – und sorge sonst mit einer sauberen Ordnerstruktur für Effizienz. Mein Mailprogramm sortiert Informationsanbieter automatisch in diverse Ordner vor, sodass im Posteingang weit weniger Mails landen, als ich empfange. Das macht zwar etwas Arbeit beim Einrichten und muss gelegentlich aktualisiert werden, aber der Aufwand lohnt sich. Sicher lässt sich in so eine Lösung auch problemlos eine automatische – und sinnvoll selektive – Löschfunktion einbauen. Ansonsten leistet hierbei ein eventuell virtueller Assistent gute Dienste.

Informieren Sie den Absender über Ihr Vorgehen …

Unternehmer Frank Thelen hat kürzlich mit seiner Lösung gegen die E-Mail-Flut eine kontroverse Diskussion ausgelöst. Radikal wird seine Methode vor allem dadurch, dass er sie ständig einsetzt, nicht nur in der Urlaubs- und Weihnachtszeit – und sicher auch durch den Ton. Wer dem aus der Fernsehsendung „Höhle der Löwen“ bekannten Investor eine Mail schreibt, bekommt umgehend eine schroff formulierte automatische Antwortmail zurück, die darüber informiert, dass die Mail gelesen, aber nicht in jedem Fall beantwortet werde: „Bitte akzeptieren Sie, dass mein Posteingang nicht Ihre To-do-Liste ist.“ Für die einen war diese Effizienzidee genial. Andere hingegen reagierten angesichts dieser Frechheit entrüstet. Dazwischen gab es praktisch nichts.

… und wählen Sie dabei freundliche Worte

So eine Herangehensweise ist natürlich Geschmacksache. Sicher hat sie das Potenzial, das E-Mail-Management zu verbessern. Aber überlegenswert wäre auch, wie sich eine solche Mitteilung freundlicher und rücksichtsvoller formulieren ließe. Wer die richtigen Worte findet, könnte mit dieser Lösung also glücklich werden.