Weihnachtsfest

Planen Sie noch kurzfristig eine gute Party für Ihre Mitarbeiter

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Es wird Zeit, die Weihnachtsfeier vorzubereiten. Leckeres Essen, kleine Präsente und schöne Location sind wichtig. Reden Sie aber auch mit Steuerberater und Anwalt über Freigrenzen und den Versicherungsschutz.

Noch acht Wochen bis Weihnachten. Und ein paar Tage weniger bis zur Weihnachtsfeier im Betrieb – falls Sie eine planen. Das sollten Sie ruhig. Ein gemütliches Beisammensein zum Jahreswechsel bietet die Gelegenheit, in entspannter Atmosphäre die Erfolge der vergangenen zwölf Monate Revue passieren zu lassen, das Team für seinen Einsatz zu loben und langjährige Mitarbeiter auszuzeichnen. Im Mittelpunkt stehen sollte aber ein ehrliches Dankeschön, das gerne etwas gefühlig ausfallen darf: Wer die Weihnachtsfeier – nach gutem Essen, kurzen Reden und kleinen Aufmerksamkeiten – mit dem Eindruck verlässt, vom Chef geschätzt zu werden, wird sich auch im nächsten Jahr engagiert für die im Mitarbeitergespräch vereinbarten Ziele einsetzen. Falls Sie noch nicht mit den Planungen begonnen haben: Hier eine kleine Checkliste, wie Sie auch noch kurzfristig eine Weihnachtsfeier auf die Beine stellen.

Teilnehmer: Wer wird eingeladen – nur die Mitarbeiter oder auch Angehörige? Denken Sie daran: Als Betriebsausgabe gelten nur Kosten einer Veranstaltung, die grundsätzlichen allen Beschäftigten offensteht und nicht nur einem kleinen Kreis von Auserwählten. Nimmt der Partner teil, wird bei der Feststellung der (nur bis 110 Euro pro Mitarbeiter steuer- und abgabenfreien) Sachzuwendungen sein Kostenanteil dem jeweiligen Beschäftigten zugerechnet.

Termin: Aus der Frage, wer teilnehmen darf, ergibt sich oft der Termin – mit (berufstätigem) Partner können viele Mitarbeiter eher abends und vor dem Wochenende. Wer jetzt noch kurz vor Weihnachten einen Freitagstermin reservieren will, muss sich beeilen – sonst sind die interessanten Locations schon ausgebucht oder die potenziellen Gäste verplant.

Ort: Wollen Sie gut essen gehen, kommt meist nur ein gehobenes Restaurant infrage. Denkbar ist aber auch ein Fest im eigenen Betrieb mit gutem Catering. Auch hier aber gilt es, schnell zu entscheiden: Wer erst kurz vor Weihnachten in die Gänge kommt, muss den Essenslieferanten nehmen, der noch zu haben ist.

Essen: Wichtig sowohl bei der Auswahl eines Restaurants als auch eines Caterers: Denken Sie an Geschmack oder religiöse Vorschriften der Gäste. Das hat weniger mit dem Antidiskriminierungsgesetz zu tun als vielmehr mit Respekt vor den Beschäftigten. Ein Buffet nur mit Schweinefleisch, wenn in Ihrem Betrieb viele bekennende Vegetarier oder Muslime arbeiten, wäre ein Affront.

Geschenke: Legen Sie fest, ob alle Teilnehmer oder ausgewählte Gäste ein kleines Weihnachtspräsent bekommen sollen. Erhält jeder eine Aufmerksamkeit, ist ihr Wert bei der Feststellung der Kosten und der 110-Euro-Freigrenze zu berücksichtigen. Gibt es individuelle Präsente etwa für ein äum, gilt hier eine eigene Freigrenze von 60 Euro zusätzlich zu den Veranstaltungskosten.

Veranstaltungsrahmen: Überlegen Sie, ob ein kleines Unterhaltungsprogramm oder weihnachtliche Dekoration wünschenswert ist – egal ob in den eigenen Räumen oder in einem Restaurant. Mit der Organisation können Sie eine Eventagentur oder eigene Mitarbeiter betrauen. In diesem Fall sollten Sie aber gut vorgeben, wie teuer die ganze Angelegenheit insgesamt nur werden darf: inklusive Bewirtung, Präsenten, Miete, Showprogramm und sonstiger möglicher Positionen.

Steuerberater/Anwalt: Besprechen Sie die Ideen frühzeitig mit Ihrem Steuerberater und Ihrem Rechtsanwalt. Der Steuerberater weiß, was bei der Berechnung der Kosten pro Kopf und damit der eventuell vom Mitarbeiter als geldwerter Vorteil zu versteuernden Zuwendungen zu berücksichtigen ist. Und mit dem Anwalt sollten Sie klären, in welchem Umfang die Gäste der Weihnachtsfeier unter den Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung fallen, wenn es sich um eine betriebliche Veranstaltung handelt. So könnte es etwa sinnvoll sein, bei einer entlegenen Location den Transport zu organisieren, damit sich niemand betrunken ans Steuer setzt, um nach Hause zu fahren.