Tipps: Datenaustauschformate

Der Postversand von Daten war gestern…

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Ende 2017 wird das „alte“ Postversandformat endgültig durch aktuelle Datenaustauschformate wie das DATEV-Format oder das aktuelle ASCII-Format abgelöst.

Gleichzeitig erfolgt auch die Einstellung der sogenannten bisherigen Rechnungswesen-Formate (ASCII). Damit sind alle ASCII-Formate gemeint, die bis zum Umstieg auf DATEV pro 2009 für den Datenaustausch galten. Auch diese werden ersetzt durch das aktuelle ASCII-Format.

Austausch von Buchungen und Stammdaten

Mehr als 20 Jahre wurde das von DATEV entwickelte Postversandformat zum Austausch von Buchungen und Stammdaten zwischen DATEV-Software und Programmen anderer Hersteller genutzt. Ein Format aus der Zeit, in der Vorläufe noch per Diskette an DATEV zur Verarbeitung im Rechenzentrum geschickt wurden. Mit Einführung der Pro-Produktlinie im Rechnungswesen 2009 wurde das Postversandformat durch das technisch flexiblere DATEV-Format ersetzt sowie die bisherigen Rechnungswesen-Formate (ASCII) durch aktuelle ASCII-Formate. Alle fachlichen Erweiterungen wurden ab diesem Zeitpunkt nur noch in diesen neuen Formaten umgesetzt.

Ab 2018 keine Verarbeitung der Altformate mehr

Konkret heißt das für Anwender, die diese Altformate noch verwenden, dass eine Verarbeitung der Postversand- und bisherigen Rechnungswesen-Formate (ASCII) ab 2018 mit Installation der Programmversion 6.1 der DATEV-Rechnungswesen-Programme nicht mehr möglich ist. Um wie gewohnt weiterarbeiten zu können, müssen diese Altformate bis Ende 2017 auf das DATEV-Format oder das aktuelle ASCII-Format (ab 2010) umgestellt werden.

Übersicht der betroffenen Bestände

Bei welchen Beständen noch veraltete Datenaustauschformate im Rechnungswesen verarbeitet werden, zeigt die Übersicht „Postversand-/ASCII-Win-Importe“: Tagesaktuell listet sie die lokal gespeicherten Bestände, bei denen seit Installation der Version 5.3 der DATEV-Rechnungswesen-Programme (DATEV-Programm-DVD 10.1, Januar 2017) noch veraltete Formate importiert und verarbeitet wurden.

So wird die Übersicht über das Programm Bestandsdienste Rechnungswesen aufgerufen:

Menü Extras | Zusatzmodule | Anwendungsinformationen | Rechnungswesen-Manager Übersicht Sonstiges | Übersicht Postversand-/ASCII-Win-Importe.

Jetzt auf die neuen Formate umstellen

Betroffene Anwender müssen mit den Herstellern der Programme, die diese Altformate noch ausgeben, möglichst rasch klären, wann die benötigten Daten im DATEV-Format oder im neuen ASCII-Format zur Verfügung stehen.

Plant der Hersteller keine Anpassung der Ausgabeformate, kann eine individuelle Formatvorlage auf Basis der aktuellen ASCII-Formate (ab 2010) angelegt werden.

Wie man ein individuelles ASCII-Format erstellt, zeigt die Info-Datenbank.

Ist die Umstellung auf ein aktuelles Format nicht möglich, sollte mit dem steuerlichen Berater geklärt werden, wie sich die Zusammenarbeit beim Datenaustausch künftig gestalten lässt.

Weitere Informationen

Alle Details zum Umstieg gibt es in der Info-Datenbank: Postversandformat abgekündigt – Auf neues Datenaustauschformat umstellen und Bisherige Rechnungswesen-Formate (ASCII) abgekündigt – Auf neues Datenaustauschformat umstellen.

Zudem gibt es Hintergrundinformationen, die Weiterentwicklungen der aktuellen gegenüber den veralteten Formaten sowie alle Informationen rund um die Schnittstellenlösungen von DATEV.

Fragen beantworten auch die DATEV-Mitarbeiter: Eine E-Mail mit dem Betreff „Altes Schnittstellenformat“ an mittelstand-faktura-rw@service.datev.de genügt.

Text: Anja Raß, Bereich Rechnungswesen, DATEV eG