Arbeitsorganisation

So verhindern Sie, dass Meetings reine Zeitfresser werden

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Lange Konferenzen sind oft eine Qual – besonders, wenn Selbstdarsteller ausdauernd reden oder echte Beschlüsse ausbleiben. Wichtig sind eine klare Tagesordnung und der Mut, ziellose Besprechungen abzubrechen.

Zu dieser Jahreszeit sind überlange Meetings kein großes Problem. Wer sitzt im Sommer schon gerne in unendlichen Laberrunden, wenn die Luft im Raum steht und man genauso gut nach einem frühen Feierabend in den Biergarten gehen oder eine Runde in einem nahe gelegenen Gewässer oder Freibad drehen könnte? Deshalb fällt es vielen Konferenzteilnehmern derzeit erheblich leichter, konzentriert zu diskutieren und beherzt abzustimmen, als im Winter – dann ist es draußen kalt, früh dunkel und im warmen Sitzungsraum oft so gemütlich, dass manch einer kein Ende finden will. Genau aus diesem Grund wäre jetzt, im Sommer, der richtige Zeitpunkt, um Ihre Meeting-Gewohnheiten grundsätzlich zu überdenken und neue Spielregeln aufzustellen. Das Magazin „CIO“ liefert dazu ein paar wertvolle Tipps.

Ausufernde Meetings sind Zeitfresser Nummer eins

Rund 15 Prozent der Arbeitszeit gehen laut einer Studie der Managementberatung Bain für Meetings drauf. Gefühlt sind sie für die meisten Mitarbeiter längst Zeitfresser Nummer eins. Und aus den gängigen Karrieretipps für Selbstdarsteller erklärt sich auch, woher die vielen Klagen über heiße Luft und verschwendete Zeit kommen. Wer sich bei seinen Diskussionsbeiträgen an diesen Tipps orientiert, ist nicht darauf bedacht, bald aus einem Meeting herauszukommen, sondern will sich präsentieren. Dabei wäre es im Sinne der eigentlichen Sache, nämlich dem Informationsaustausch und der Entscheidungsfindung, für alle Beteiligten sinnvoller, rasch auf den Punkt zu kommen. Ausufernde Meetings nerven, sind ineffektiv und verschlingen die wertvolle Arbeitszeit teurer Fachkräfte. Im Interesse des Unternehmens kann das nicht sein.

Lob und Dank nicht nur bei Konferenzen verteilen

Um dieser Zeitverschwendung vorzubeugen, müssen Sie als Firmenchef gezielt gegensteuern. Sie sollten beispielsweise im Kontakt mit Ihren Mitarbeitern nicht sparsam mit Lob und Dank sein. Viele Gespräche oder Situationen im betrieblichen Alltag können Anlass für berechtigtes positives Feedback geben, Sie müssen also mit den Streicheleinheiten nicht bis zu einem Meeting warten. In der Konsequenz bedeutet das: Je mehr Aufmerksamkeit Ihre Mitarbeiter im betrieblichen Alltag erfahren, umso weniger müssen sie in Meetings nach Anerkennung gieren. Das entspannt die Treffen erheblich und erleichtert es, sich auf die eigentlichen Themen zu konzentrieren statt auf die Selbstdarstellung.

Eindeutige Tagesordnung erleichtert die Vorbereitung

Noch besser laufen Meetings übrigens, wenn diese eigentlichen Themen schon bei der Einladung offiziell mitgeteilt werden, sodass sich jeder Teilnehmer gut vorbereiten kann. Schließlich macht es einen großen Unterschied, ob nur allgemein über den letzten Stand eines Projekts informiert werden soll, ob es um die Feinabstimmung bestimmter Aufgaben geht oder ob die umfassende Diskussion der nächsten Ausbaustufe mit allen Konsequenzen auf der Tagesordnung steht. Wird dann trotzdem nur heiße Luft produziert, sollten Sie das Treffen ruhig abbrechen und mit der Bitte um bessere Vorbereitung sowie Fokussierung auf das Wesentliche für einen späteren Termin ansetzen. Vielleicht geben Sie auch den Teilnehmern den Tipp, ihre persönliche Konzentrationsfähigkeit mit der Minutenmeditation vor dem Meeting zu stärken. Das könnte für den einen oder anderen hilfreich sein.