Bericht: Elektronische Kassenführung

Anforderungen an die GoBD-konforme Kasse

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Die Anforderungen an elektronische Registrierkassen und ihre Software beschäftigen viele Unternehmer. Fehler und Versäumnisse können teuer zu stehen kommen.

Die geeignete Kassensoftware

Die Kasse, also das Gerät und die Software, muss gewissen Anforderungen entsprechen, darüber  wurde hier schon berichtet. Nach diesen Kriterien stufen die Hersteller die Kasse als GoBD-konform ein. Dazu gehören etwa die digitale Aufzeichnung der Einzelbewegungen, die Speicherfähigkeit der Kassendaten und Maßnahmen zur Verhinderung von Manipulationen. Hier sollte dringend mit dem Kassenhändler oder Kassenhersteller geklärt werden, ob die aktuelle Kasse diesen Anforderungen entspricht. Damit ist ein wichtiger Teil zur GoBD-Konformität abgedeckt. Das sollte man sich am besten schriftlich bestätigen lassen.

Die ordnungsgemäße Kassenführung

Eine ordnungsgemäße Kassenführung muss folgende Anforderungen erfüllen:

  • Grundsatz der Wahrheit, Klarheit und der laufenden Aufzeichnungen verlangt Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Verbuchung, Ordnung und Unveränderbarkeit.
  • Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Der Steuerberater kann am besten erläutern, was das für die Kassenführung bedeutet. Mit ihm zusammen können Prozesse geprüft und notwendige Änderungen auch hinsichtlich einer möglichen Betriebsprüfung besprochen werden.

Die richtige Datenarchivierung

Unternehmer sind verpflichtet, die Daten einer elektronischen Registrierkasse digital aufzuzeichnen und für zehn Jahre zu archivieren. Grundsätzlich erlaubt der Gesetzgeber die Auslagerung der Kassendaten auf ein externes Speichermedium. Jedoch sind nicht alle externen Speichermedien für eine Langzeitarchivierung geeignet:

  • Nicht zu empfehlen sind USB-Sticks und externe Festplatten: Die Unveränderbarkeit der Daten ist nicht gewährleistet. Selbst wenn die Daten durch Passwort geschützt sind, können Änderungen nachträglich durchgeführt oder Daten gelöscht werden. Die Lebensdauer dieser Medien ist für ein Archiv zudem nicht geeignet.
  • Archivierung auf firmeninternem Server: Diese Möglichkeit kann eine gute Alternative sein. Dafür müssen die Kassendaten geschützt gespeichert und die Unveränderbarkeit der Daten gewährleistet werden. Die technischen und organisatorischen Vorkehrungen sind entsprechend zu dokumentieren und dem Prüfer bei Bedarf vorzulegen. Auch bei einer eventuellen Migration oder dem Austausch des Server-Systems muss die Unveränderbarkeit der Daten gewährleistet werden.
  • Archivierung in der Cloud: Sofern der Cloud-Anbieter die Unveränderbarkeit der archivierten Daten sicherstellt, ist diese Alternative am sichersten. Es empfiehlt sich, sich die Revisionssicherheit vom Anbieter bestätigen zu lassen. Für die Langzeitaufbewahrung und den Schutz gegen Datenverlust ist die Cloud eine gute Wahl. Ein Beispiel findet sich hier.
    Vorsicht: Speichert die Kassensoftware die Daten in die Cloud des Herstellers, sind diese schon gut gegen Systemausfälle geschützt. Jedoch ersetzt die Speicherung der Daten nicht die revisionssichere Archivierung! Deshalb sollte man sich vom Hersteller schriftlich die revisionssichere Archivierung bestätigen und eine Verfahrensdokumentation des Archivprozesses geben lassen. Nur dann ist man im Prüfungsfall gut vorbereitet.

Für das bevorzugte Archivmedium sind folgende Kriterien zu prüfen: Unveränderbarkeit, Zugriffsschutz und Lebensdauer. Auch eine Verfahrensdokumentation des Archivierungsprozesses sollte dem Prüfer vorgelegt werden können.

Wichtig: Werden Kassendaten weiterverarbeitet – etwas in der Finanzbuchhaltung – und sind sie in der Anwendung oder in DATEV Unternehmen online gespeichert, sind sie nicht im Sinne des Gesetzgebers archiviert. Die Daten müssen zusätzlich in unveränderter Form und für die Finanzverwaltung auslesbar archiviert werden.

Text: Anna Fischer, Produktübergreifende Projekte, DATEV eG