Steuerfreie Extras

Mit Tank- und Fitnessgutschein motivieren – aber richtig

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Mit Sonderleistungen oder Zulagen unterschiedlichster Art wird Mitarbeitern ihr Einsatz versüßt. Aber nicht jede Zuwendung ist steuer- und abgabenfrei, hier sollte der Steuerberater unbedingt mitreden.

Seit Beginn seiner Ausbildung lernt mein Sohn die Tücken des deutschen Steuer- und Abgabenrechts kennen. Immer mal wieder sitzen wir abends zusammen und reden entweder über Stoff aus der Berufsschule oder versuchen, die verschiedenen Positionen seiner Abrechnung zu ergründen. Unlängst musste ich erklären, warum ihm Geld für Verpflegung vom Lohn abgezogen wird, woraus dann um mehrere Ecken eine lange Diskussion über Freibetrag, Sachbezugsgrenze und Pauschalversteuerung entstand.

Unterschied zwischen Freibetrag und Freigrenze beachten

Nur so zur Erinnerung, weil ja auch bald wieder die Saison der Sommerfeste beginnt: Für den geldwerten Vorteil im Zusammenhang mit Betriebsveranstaltungen gilt seit 2015 statt einer Freigrenze ein Freibetrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer. Bis zu dieser Summe sind die Kosten steuerfrei, nur für eventuell darüberliegende Ausgaben fallen Abzüge an. Für Sachbezüge beispielsweise in Form von Tankgutscheinen und dem Zuschuss zur Mitgliedschaft im Sportstudio gilt eine Freigrenze von 44 Euro im Monat – liegt der Wert höher, ist der gesamte Vorteil futsch. Gängiger Fehler: Eine feste Literzahl Benzin oder Diesel zusagen, statt Treibstoff im Wert von 44 Euro. Und Pauschalversteuerung ist was für Minijobber, nicht für Auszubildende. Wer seine Kenntnisse der Materie auffrischen will, kann durch eine Präsentation der Steuerberaterkammer klicken – aber besser ist die Rücksprache mit dem Steuerberater, der die aktuellen Zahlen und Urteile kennt sowie individuelle Modelle für jeden Betrieb entwickeln kann, von denen Arbeitgeber wie Arbeitnehmer profitieren.

Versandkosten bei Sachbezugsfreigrenze berücksichtigen

Denn die Rechtslage ist trotz Gesetzesreformen nicht immer so eindeutig, wie sie scheint. Die Diskussion mit Steuerberater oder Anwalt kann deshalb teure Fehler bei der Gestaltung von Sonderleistungen verhindern oder auch nur Missverständnisse aufklären. Was alles zu bedenken ist, illustrieren richterliche Entscheidungen der jüngeren Vergangenheit. So meinte beispielsweise das Finanzgericht Baden-Württemberg: Bei Sachzuwendungen für Arbeitnehmer sind die gesamten Kosten für bestellte Waren zur Berechnung der Freigrenze von 44 Euro zu berücksichtigen. Im konkreten Fall waren einem Mitarbeiter als Sonderleistung gedachte Haushaltsgegenstände und Textilien im Wert von 43,99 Euro brutto geliefert worden, also knapp unter der Sachbezugsfreigrenze. Dazu kamen aber noch Versand- und Handlingkosten von 7,14 Euro brutto. Nach einer Lohnsteueraußenprüfung nahm das Finanzamt den Arbeitgeber für nicht abgeführte Lohnsteuer in Haftung. Zu Recht, wie die Finanzrichter meinten: Der Versand bestellter Waren an die Heimadresse eines Arbeitnehmers stelle eine zusätzliche geldwerte Dienstleistung dar, deren Kosten eingerechnet werden müssten.

Zahlen von Knöllchen und Bußgelder kein steuerfreies Extra

Nicht immer entscheiden die Gerichte aber in Sinne des Fiskus. Laut Finanzgericht Münster etwa führt die Übernahme von Fortbildungskosten nicht zu Arbeitslohn. Im konkreten Fall hatte ein Spediteur seinen Fahrern die Weiterbildung bezahlt, die aufgrund gesetzlicher Bestimmungen in regelmäßigen Zeitabständen vorgeschrieben sind. Das Finanzamt sah hierin steuerpflichtigen Arbeitslohn, die Richter dagegen bewerteten die Übernahme der Fortbildungskosten nicht als Arbeitslohn, weil der Kläger hieran ein ganz überwiegend eigenbetriebliches Interesse gehabt habe. Allerdings gibt es bei der Übernahme von Kosten auch Grenzen: Wer Vorschriften wie Parkverbote, Geschwindigkeitsbegrenzungen oder Ruhezeiten missachtet, kann nicht auf ein steuerfreies Extra hoffen, urteilten die Richter im Fall einer Spedition, die Bußgelder gegen ihre Fahrer wegen Überschreitung der gesetzlich vorgeschriebenen Lenkzeiten und Nichteinhaltung der Ruhezeiten übernommen und dafür keine Lohnsteuer abgeführt hatte. Die Begründung: „Vorteile haben keinen Arbeitslohncharakter, wenn sie sich bei objektiver Würdigung aller Umstände nicht als Entlohnung, sondern lediglich als notwendige Begleiterscheinung betriebsfunktionaler Zielsetzung erweisen.“