Lohnsteuer

Ohne gute Vorbereitung wird die Prüfung oft zum Fiasko

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Lohnsteuernachschau und Lohnsteueraußenprüfung sind für den Fiskus eine einträgliche Sache. Unternehmer sollten mit dem Steuerberater genau klären, was im Fall einer Prüfung zu tun ist.

Staatliche Nachforderungen mag keiner, den meisten Unternehmen dürfte die Steuer- und Abgabenlast hoch genug sein. Aber bei ihnen holt sich der Fiskus jedes Jahr aufs Neue einen Nachschlag, wie die immer gleichen Horrorzahlen des Bundesfinanzministers zeigen: Zwar wurden 2015 nur 2,4 Prozent der 7,92 Millionen Betriebe in Deutschland geprüft, das waren 191.787. Hierbei trieben die bundesweit 13.620 Betriebsprüfer aufgrund von Prüfungen aber rund 16,8 Milliarden Euro ein.

Alle Verträge vom Steuerberater prüfen lassen

Das Mehrergebnis des Blicks in die Lohnbuchhaltung wirkt dabei mit 825 Millionen Euro zwar vergleichsweise bescheiden. In dem Bereich wird aber genau hingeschaut. Seit 2013 gibt es die Lohnsteuernachschau, eine von demnächst drei unangekündigten Betriebsprüfungen, neben der Umsatzsteuernachschau sowie ab 2018 der Kassennachschau. Außerdem prüft neben dem Finanzamt die Deutsche Rentenversicherung die Arbeitgeber etwa im vierjährigen Turnus. Es ist also gut, mit dem Steuerberater regelmäßig zu besprechen, was bei den Prüfungen als Schwerpunkt gerade aktuell ist, natürlich auch bei Lohnsteueraußenprüfungen. Derzeit zählt dazu etwa die Suche nach Scheinselbständigen. Ein scharfes Auge haben die Betriebsprüfer auch weiter routinemäßig auf Arbeitsverhältnisse mit nahen Angehörigen, auf Minijobber, auf Firmenwagen sowie auf Reisekosten. Streng kontrolliert werden zudem steuerfreie oder pauschal entgoltene Zuschläge etwa für Verpflegung sowie Sachbezüge für die Mitarbeiter.

Lohnsteuernachschau und -außenprüfung unterscheiden

Angesichts der umfassenden Themenpalette und immerhin zwei Arten von Prüfungen im Lohnbereich ist es empfehlenswert, den Umfang der jeweiligen Kontrollen selber zu kennen und auch den hier zuständigen Mitarbeitern nahezubringen. Am besten wird eine Checkliste dazu vorbereitet, was die Betriebsprüfer tun dürfen und wie sich ein Mitarbeiter – oder der Chef persönlich – verhalten sollte. Bei der überraschend stattfindenden Lohnsteuernachschau geht es vor allem um die zeitnahe Klärung eines Sachverhalts vor Ort – etwa um Fragen zur Arbeitgeber- und Arbeitnehmertätigkeit, die Zahl der Beschäftigten, die Feststellung der lohnsteuerlichen Betriebsstätte oder Themen rund um Minijobs. Der Prüfer darf den Betrieb nicht durchsuchen und hat eingeschränkte Zugriffsrechte auf Daten. Aber wenn er den Betrieb betreten hat, ist es zu spät für eine Selbstanzeige.

Prüftermin mit dem Steuerberater vorbereiten

Eine Lohnsteueraußenprüfung wird angekündigt. Der Unternehmer kann sich also auf den Termin vorbereiten, und dieser kann auf seinen Wunsch aus wichtigen Gründen auch auf einen anderen Zeitpunkt verlegt werden. Die Vorlaufzeit beträgt in der Regel zwei bis vier Wochen, falls der Prüfungszweck dadurch nicht gefährdet wird. Ist der Prüfer im Haus, sind ihm ein geeigneter Arbeitsplatz und erforderliche Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, um Einsicht in alle lohnsteuerlichen Unterlagen, Geschäftsbücher, Sachkonten, sonstige Buchführungsunterlagen sowie Arbeitsverträge von leitenden Angestellten zu erlangen. Alle im Betrieb tätigen Personen sind auskunftspflichtig. Auf diese Prüfung sollte sich der Firmenchef mit seinem Steuerberater vorbereiten oder ihn gleich um – vorübergehende – Anwesenheit bitten, um mögliche Fragen schnell und offen klären zu können.