Digitale Rechnungsprüfung

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Noch ist der Prozentsatz elektronischer Rechnungen hierzulande gering. Aber er wächst rasant. Unternehmen brauchen künftig Lösungen, um ihre Prozesse zu optimieren. Die finden sich auf der IT & Business in Stuttgart.

Neulich entbrannte in einer meiner Unternehmergruppen bei Facebook eine Diskussion über sich häufende Fehler in Rechnungen. Die gehen natürlich gar nicht – erst recht nicht gehäuft. Das wird spätestens dann allen Beteiligten klar, wenn die Chefin oder der Chef eines kleineren Unternehmens hinter den Zulieferern wegen der Korrekturen hinterherläuft oder umgekehrt der Lieferant auf sein Geld warten muss. Fehler einfach nicht kontrollieren geht aber natürlich auch nicht: Da ist schlicht das Risiko zu groß, später einmal bei einer Betriebsprüfung bitter dafür nachzahlen zu müssen – immerhin gilt es, zahlreiche Rechnungspflichtangaben einzuhalten. Und Betriebsprüfer sind da gnadenlos.

Ich selbst habe eine vergleichsweise überschaubare Zahl von Rechnungen zu verwalten. Anders als beispielsweise ein Versandhändler mit gut frequentiertem Online-Shop gehen bei mir monatlich in der Regel nicht mehr als eine Handvoll Rechnungen raus, selten mehr. Und auch die Zahl der Eingangsrechnungen hält sich im Rahmen, sodass ich mir hier gut selbst helfen kann, ohne auf eine technische Lösung dafür zurückgreifen zu müssen.

Der Trend geht zum elektronischen Rechnungsversand

Aber bei vielen Unternehmen ist das anders, das habe ich bei meinen Interviewpartnern ebenso wie bei meinen Kunden im Lauf von nun gut 17 Jahren oft beobachtet und erzählt bekommen. Viele Unternehmen stellen ihre Buchhaltungen auf zunehmend elektronisierte Prozesse um und kämpfen dabei vor allem damit, Doppelarbeit zu vermeiden, die entsteht, wenn sie eingehende Rechnungen womöglich doppelt sichern oder von Hand erneut in das Computersystem eingeben und archivieren. Der höhere Aufwand wird schon wegen der wachsenden Zahl der elektronischen Rechnungen immer nötiger.

Hierzulande soll der elektronische Anteil der insgesamt rund 32 Milliarden Rechnungen zwar bundesweit noch im einstelligen Prozentbereich liegen. Und weltweit nehmen sich die rund 42 Milliarden elektronischen Rechnungen pro Jahr da auch noch nicht so arg viel aus, finde ich, die laut einer Studie des Druckerherstellers Ricoh jährlich versandt werden. Aber: Die Tendenz ist: rasch wachsend. Der Trend geht zunehmend hin zum elektronischen Rechnungsversand seit die behördlichen Anforderungen daran zunehmend geklärt sind.

Gute Softwarelösung spart Geld, Zeit und Ressourcen

Und mit der zunehmenden Verbreitung der elektronischen Rechnungen dürfte die bisherige Verfahrensweise für die meisten Unternehmen nicht mehr praktikabel sein, Rechnungen teils per Hand zu erfassen und die Rechnungsbearbeitung so weiter teils auf Papier, teils elektronisch laufen zu lassen – so wie ich das ja auch noch mache.

Eine wichtige Herausforderung mit Blick auf den Umgang mit Rechnungen besteht also für Unternehmer längst nicht mehr nur darin, das Risiko von Fehlern und damit Nachzahlungen für sich und ihre Kunden zu minimieren, sondern auch den damit verbundenen Aufwand für den Prozess. Die hierfür auch von DATEV angebotenen Softwarelösungen helfen nicht nur, mit dem technischen Fortschritt mitzugehen, sondern bieten zudem die Chance, die Rechnungskontrolle effektiver zu gestalten. Stichwort Medienbruch.

it-businessJeder berechtigte Mitarbeiter kann im System sehen, ob der jeweils dafür verantwortliche Mitarbeiter geprüft hat, dass die Rechnung die formalen Anforderungen erfüllt, in Höhe und Inhalt berechtigt ist sowie gegebenenfalls Skontofristen eingehalten und Nachlässe berücksichtigt wurden – mit diesen Lösungen lassen sich die Rechnungen gleich auch verbuchen und betriebsprüfungssicher archivieren. Dazu sparen solche Lösungen wertvolle Ressourcen wie etwa Lagerfläche.

DATEV lädt Kunden herzlich zum Besuch ein

Lösungen für den Umgang mit diesem wichtigen Unternehmensprozess finden Unternehmer auf der Messe IT & Business, die vom 29.09.2015 bis 01.10.2015 in Stuttgart stattfindet – übrigens ein Zusammenschluss der bisherigen Messen IT & Business, DMS-Expo und CRM-Expo. Auch der Betreiber dieses Blogs, DATEV, ist mit einem Stand auf der Messe vertreten, in Halle 1, Stand 1B31 und lädt herzlich zur IT & Business ein. Für Eintrittskarten melden Sie sich bitte mit ihren kompletten Kontaktdaten – also Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse – bei veranstaltungen@service.datev.de an.

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